Toelichting aanvraagformulier Kaderregeling OCW

Publicatie | 16-10-2025

Aanvraagformulier

U vraagt subsidie aan via het Aanvraagformulier OCW-subsidie.

Vul het formulier volledig in. Als u dit niet doet, vragen wij u  de ontbrekende informatie alsnog aan te leveren. Dit verlengt de beslistermijn, omdat deze wordt opgeschort totdat alle benodigde informatie is ontvangen. Voor andere mogelijke gevolgen, zie artikel 2.3 van de Kaderregeling OCW, SZW en VWS en de toelichting hierop.

Stuur een gescande versie van het ingevulde en ondertekende formulier met bijlagen naar OCWsubsidieskaderregeling@minvws.nl.

U kunt dit formulier ook gebruiken om een eerdere aanvraag te wijzigen. Vermeld in dat geval:

• De gegevens bij onderdelen 1 (NAW-gegevens en overige gegevens van uw instelling) en 8 (Ondertekening).
• De informatie in de oorspronkelijke aanvraag en de betreffende wijziging, voorzien van toelichting en onderbouwing. Vermeld dit in het betreffende onderdeel van het formulier.

1. NAW-gegevens en overige gegevens van uw instelling

De contactpersoon is veelal niet degene die de aanvraag ondertekent en kan een andere persoon zijn dan de projectleider (met name bij projectsubsidies).

Een bevoegd gezag- of crediteurennummer is een uniek nummer, dat bij de eerste subsidieaanvraag bij OCW aan uw instelling is toegekend. Heeft u al eerder een subsidie van OCW ontvangen? Dan staat dit nummer ook in een eerder ontvangen subsidiebeschikking. Is dit uw eerste subsidieaanvraag bij OCW? Dan is dit nummer nog niet bekend en vult u
N.V.T. in.

IBAN (bankrekeningnummer) waarop de eventueel te verlenen subsidie wordt gestort. Stuur in de volgende gevallen een recent bankafschrift mee:

• U vraagt voor het eerst een subsidie bij OCW aan.
• U wilt de subsidie op een andere bankrekening ontvangen dan u eerder bekend heeft gemaakt.

Btw bij subsidies

De hoogte van het subsidiebedrag wordt normaal gesproken berekend op basis van een begroting van de kosten die nodig zijn voor het uitvoeren van een subsidieactiviteit.

Bent u btw-plichtig voor deze activiteit? Dan mag u de btw niet opvoeren in de begroting. U verrekent de btw in uw aangifte omzetbelasting.

Bent u niet btw-plichtig? Dan kunt u de btw over bepaalde kostenposten, zoals kosten derden, meenemen in de begroting.

De belastingdienst heeft bepaalde branches en bedrijfsactiviteiten vrijgesteld van btw. Dit geldt ook voor bepaalde activiteiten van samenwerkingsverbanden (koepelvrijstelling). Zie hiervoor de website van de belastingdienst. Vermeld indien van toepassing de betreffende branche en bedrijfsactiviteit (van samenwerkingsverband). Ook is het mogelijk dat voor een bepaalde activiteit een specifieke afspraak (ruling) over btw-vrijstelling met de belastingdienst is gemaakt.

2. Vraagt u een projectsubsidie of een instellingssubsidie aan?

Uitgangspunt voor subsidieverstrekking is een projectsubsidie. Alleen in uitzonderingssituaties kunt u een instellingssubsidie aanvragen.

• Een projectsubsidie is een subsidie voor activiteiten aan een instelling of een natuurlijk persoon die anders dan als instellingssubsidie wordt verstrekt.
• Een instellingssubsidie is een subsidie voor dezelfde of in hoofdzaak dezelfde voortdurende, structurele activiteiten van een instelling. Het gaat dan om voortdurende activiteiten of zich periodiek herhalende activiteiten. Het zijn activiteiten die de subsidieontvanger jaar in jaar uit uitvoert.

3. Aanvangs- en einddatum subsidieperiode

Bij een projectsubsidie moet de ingevulde subsidieperiode hetzelfde zijn als de bij vraag 5 en 6 aangegeven (cijfermatige toelichting op de) begroting. Projectsubsidie kan slechts worden verleend voor een periode die begint na ontvangst van de subsidieaanvraag en wordt voor maximaal 5 jaar verleend.
Een projectsubsidie moet dus altijd worden aangevraagd vóór de start van de activiteiten, tenzij het een subsidie van minder dan €25.000 betreft die direct wordt vastgesteld.

Dat geldt niet als subsidie direct wordt vastgesteld omdat bij die subsidies de verlening vervalt. Het verstrekken van direct vastgestelde subsidies is dus mogelijk na het uitvoeren van de activiteiten. Zie ook punt 5. Ook kan de minister bepalen dat aanvragen voor een door hem te bepalen datum of binnen een door hem te bepalen periode moeten zijn ontvangen.

Een instellingssubsidie wordt per boekjaar verleend en per boekjaar vastgesteld. Volgens artikel 8.1 van de Kaderregeling stelt de subsidieontvanger het boekjaar gelijk aan het kalenderjaar, tenzij bij de subsidieverlening anders is bepaald.

Een aanvraag tot verlening van een instellingssubsidie moet uiterlijk 13 weken voor het begin van het boekjaar waarvoor de instellingssubsidie wordt aangevraagd zijn ontvangen.

4. Bij welke directie van OCW vraagt u subsidie aan?

Ga naar de website van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap voor meer informatie over de verschillende directies.

5. Activiteitenplan en begroting

Het activiteitenplan:

• bevat een overzicht van de activiteiten waarvoor u subsidie aanvraagt,
• beschrijft de aard, omvang, duur en wijze van uitvoering van de activiteiten, en
• beschrijft de met de activiteiten na te streven doelstellingen, resultaten of producten. Per onderscheiden activiteit gebruikt u hiervoor model A (bijlage bij het aanvraagformulier).

Totale begrote kosten:

• Vraagt u een instellingssubsidie aan? Dan vult u in deze kolom de bedragen in die betrekking hebben op de aangevraagde subsidie voor het komende kalenderjaar.
• Vraagt u een projectsubsidie aan? Vul dan in de tabel de totalen in voor de gehele projectperiode.
• De begroting moet sluitend zijn. Dit betekent dat de begrote bijdragen van derden, de begrote eigen bijdrage en de gevraagde subsidie gelijk moeten zijn aan de totale begrote kosten.

De hoogte van het subsidiebedrag is relevant voor de manier waarop wij een subsidie vaststellen. Bedraagt de subsidie minder dan €25.000? Dan wordt deze direct of ambtshalve vastgesteld.

• Bij direct vaststellen wordt zonder voorafgaande verlening de subsidie direct vastgesteld op een bedrag waarvan de hoogte door de minister bij de vaststelling wordt genoemd. In dat geval toont de aanvrager aan de hand van een activiteitenverslag en een opgave van het totaal van de kosten aan dat de activiteiten waarvoor de subsidie wordt aangevraagd, zijn uitgevoerd en dat is voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen.
• Bij ambtshalve vaststellen toont de ontvanger van een subsidie op verzoek van de minister aan dat de activiteiten waarvoor subsidie is verleend, zijn uitgevoerd en dat is voldaan aan de subsidieverplichtingen.

6. Specificatie begrote kosten en financiering per activiteit

Subsidiabele kosten in het algemeen

• De kosten worden berekend op basis van een controleerbare methode, die is gebaseerd op bedrijfseconomische grondslagen en normen die in het maatschappelijk verkeer als aanvaardbaar worden beschouwd en die door de subsidieontvanger stelselmatig worden toegepast. Hierbij is aangesloten bij artikel 362 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Concreet houdt deze norm in dat subsidiabele kosten terug te voeren moeten zijn op een gebruikelijke en controleerbare systematiek. Dit is de systematiek die voor de jaarrekening wordt gebruikt.
• Kosten voor materiële vaste activa zijn alleen subsidiabel als deze materiële activa specifiek voor de subsidiabele activiteiten worden gebruikt. De afschrijving van de materiële vaste activa wordt bepaald door gedurende de economische levensduur rekening te houden met de economische waardevermindering ten opzichte van de historische kostprijs, tenzij de minister anders heeft bepaald.
• Toevoegingen aan voorzieningen en reserveringen komen niet in aanmerking voor subsidie, tenzij de minister met deze toevoegingen schriftelijk heeft ingestemd.
• U moet de begrote kosten en bijdragen nauwkeurig en reëel berekenen.
• Wordt een subsidie aangevraagd voor een aantal geraamde prestatie-eenheden? Dan moet u de hoogte en samenstelling van het begrote bedrag per prestatie-eenheid in model B vermelden.
• De hoogte van het subsidiebedrag wordt gewoonlijk berekend op basis van de begroting van de kosten die nodig zijn voor het uitvoeren van uw subsidieproject, rekening houdend met de eigen bijdrage en bijdragen van derden. Niet alle kosten komen automatisch in aanmerking voor subsidie. De hoofdregel is dat het gaat om kosten die u redelijkerwijs moet maken om de activiteiten in uw project uit te voeren en dat de kosten rechtstreeks samenhangen met deze activiteiten. Onder deze voorwaarde kunnen ook overheadkosten als subsidiabele kosten worden aangemerkt. Te denken valt aan de kosten van de huur van een pand, verzekeringen, controleverklaringen, assurancerapporten, et cetera. De kosten verantwoordt u onder ‘Overige kosten / kosten derden’.
• U krijgt geen subsidie voor kosten van het project die buiten de looptijd van de subsidieperiode zijn gemaakt. Zijn de kosten van het project gemaakt tijdens de looptijd van het project, maar betaald na afloop van de subsidieperiode? Dan kunt u voor deze kosten wel subsidie krijgen.
• Bent u btw-plichtig voor wat betreft de activiteiten waarvoor u subsidie aanvraagt? Dan mag u de btw niet opvoeren in de begroting. U verrekent de btw in uw aangifte omzetbelasting. Bent u niet btw-plichtig? Dan kunt u de btw over bepaalde kostenposten, zoals kosten derden, meenemen in de begroting.
• Uitgangspunt is dat u de informatie toespitst op de activiteiten waarvoor u de subsidie aanvraagt.
• Specificeer de kostencategorieën (personeel/materieel en overige kosten/kosten derden) naar kostensoorten.
• Wij kunnen ook andere gegevens en documenten opvragen als die nodig zijn voor een besluit over uw aanvraag.

Personeel

• Vermeld hier alle personele kosten (loonkosten inclusief sociale lasten) die gemaakt worden voor de te subsidiëren activiteit.
• De Handleiding Overheidstarieven is een handreiking voor onderdelen van de rijksoverheid die kosten in rekening brengen voor werkzaamheden verricht voor, of diensten verleend aan, afnemers binnen en buiten de rijksoverheid. Deze handleiding biedt voor elk van de ambtelijke salarisschalen een indicatief kostendekkend integraal uurtarief op basis van de standaard kantooromgeving binnen de rijksoverheid. In de handleiding staan salarisschalen voor verschillende functieniveaus en normen voor overhead en aantal directe uren op jaarbasis. De handleiding wordt ook als een referentiekader gebruikt bij de beoordeling van uurtarieven als onderdeel van de begrote subsidiabele kosten. Licht afwijkingen gemotiveerd toe. Uurtarieven die uitstijgen boven de maximum beloning volgens de Wet Normering Topinkomens zijn niet subsidiabel, tenzij het overgangsrecht van toepassing is. Voor externe inhuur geldt sinds 2016 alleen een maximum voor ingehuurde topfunctionarissen. Voor topfunctionarissen geldt dat, in geval van een dienstverband van een kleinere omvang of van een kortere duur dan een kalenderjaar, de bezoldiging wordt gerelateerd aan een volledig dienstverband of aan een volledig jaar.
• In de toelichting geeft u inzicht in het tarief per uur en de te verwachten uren per categorie medewerker/functieniveau, waarbij u in de opbouw van de uurtarieven een uitsplitsing maakt tussen de loonkosten (brutoloon, uitkeringen, werkgeverspremies) en eventuele overheadkosten die hieraan worden toegerekend. Specificeer ook de overheadkosten en onderbouw de samenhang met de te subsidiëren activiteit.
• De aan het project toegerekende uren moet u bij de begroting aannemelijk maken en bij de realisatie kunnen aantonen dan wel aannemelijk maken.

Materieel

• Vermeld hier alle materiële kosten (bijvoorbeeld drukwerkkosten) die gemaakt worden voor de te subsidiëren activiteit.
• Maak de opbouw van deze post inzichtelijk en licht hieronder vallende kosten cijfermatig toe. Eventuele offertes kunt u meesturen.
• De afschrijving van materiële vaste activa wordt berekend op basis van historische aanschafprijzen.
• Gebruikskosten voor materiële vaste activa, zoals apparaten, machines en softwarelicenties, die niet speciaal voor het project zijn aangeschaft, worden berekend op basis van een controleerbare registratie voor het gebruik van deze apparatuur. Dit houdt in dat u aantoonbaar bijhoudt hoeveel tijd of voor hoeveel handelingen, de apparatuur voor het project is ingezet. Daarnaast moet u een controleerbare berekening hebben van de kosten van de apparatuur per tijdseenheid of handeling. Hierbij moet u uitgaan van een normale bezetting van het apparaat en de historische aanschafprijs van het apparaat. U kunt de kosten niet aan het project toerekenen zonder een gebruiksregistratie van bestaande apparatuur, of zonder een goede en controleerbare berekening van de kostprijs.
• De kosten van apparatuur, die u speciaal voor een project of bepaalde subsidiabele activiteiten koopt en gebruikt, moet u kunnen aantonen op basis van een factuur. Wel moet u voor de bepaling van de subsidiabele kosten de eventuele restwaarde van de apparatuur aftrekken van de aanschafprijs. Voor de bepaling van de restwaarde, van speciaal voor een project aangeschafte apparatuur, geldt als hoofdregel dat de restwaarde bepaald wordt op basis van lineaire afschrijving. Dit is een boekhoudkundige restwaarde.

Overige kosten / kosten derden

• Vermeld hier alle overige kosten en kosten die niet vallen onder personeel of materieel en die gemaakt worden voor de te subsidiëren activiteit. Hieronder vallen ook overheadkosten voor zover die niet aan personeelskosten zijn gerelateerd. Voorwaarde is wel dat de kosten samenhangen met de subsidiabele activiteit. Dat wil zeggen dat de kosten gemaakt worden voor de activiteiten waarvoor de subsidie wordt verstrekt.
• Onder overige kosten / kosten derden vallen de directe projectkosten, waarvoor u facturen van anderen ontvangt en die u in uw administratie bewaart. Het kan bijvoorbeeld gaan om kosten voor uitbesteding van een deel van het project, om kosten van het inlenen van personeel of om kosten van voor het project geleverde materialen of diensten.
• Maak de opbouw van deze post inzichtelijk en licht alle hieronder vallende kosten cijfermatig toe. Vermeld bijvoorbeeld of de begrote kosten gebaseerd zijn op offertes.

Eigen bijdrage

• Het betreft de bijdrage van de subsidieaanvrager zelf voor de te subsidiëren of gesubsidieerde activiteit.
• Vermeld hier de eigen bijdrage voor de te subsidiëren activiteit, die wordt ingebracht vanuit eigen geld van uw instelling, afkomstig uit het eigen vermogen van de instelling. Bijdragen van deelnemers aan de gesubsidieerde activiteiten worden ook wel ‘eigen bijdragen’ genoemd, maar voor de toepassing van deze regeling zijn dat opbrengsten die onder bijdragen van derden vallen.

Bijdragen derden

• Het betreft bijdragen die de subsidieontvanger van een ander dan de minister voor de te subsidiëren of gesubsidieerde activiteit ontvangt en die de subsidieontvanger gebruikt voor de te subsidiëren of gesubsidieerde activiteit.
• Onder bijdragen van derden kunnen onder meer vallen: renteopbrengsten, contributies, geoormerkte schenkingen en legaten, sponsoring, bijdragen van deelnemers aan gesubsidieerde activiteiten en subsidies van een andere overheidsinstantie . Doorslaggevend is dat dergelijke bijdragen van derden afkomstig zijn en dat ze gebruikt worden voor of gegenereerd worden door de activiteit waarvoor de subsidie wordt verstrekt (bijvoorbeeld opbrengsten kaartverkoop activiteit).Vermeld hier alle bijdragen van derden die aan de te subsidiëren activiteit moeten worden toegerekend, exclusief de gevraagde subsidie aan VWS. Kunt u bijdragen derden niet per activiteit specificeren? Dan kunt u deze in totaal voor alle activiteiten vermelden.
• Specificeer en licht de bijdragen van derden per verstrekker cijfermatig toe.
• Heeft u voor dezelfde begrote kosten ook subsidie of een andere financiële bijdrage aangevraagd bij een andere overheidsinstantie? Dan moet u dit melden, onder vermelding van de stand van zaken van de beoordeling van die andere aanvraag. Ook als dit op een later moment gebeurt, moet u dit melden.

Heeft u een niet gelijkmatig over de subsidieperiode gespreide liquiditeitsbehoefte? Dan kunt u dit vermelden in model B onder ‘Overige opmerkingen’. In model C moet u de liquiditeitsprognose specificeren en onderbouwen.

8. Ondertekening

Bij gezamenlijke bevoegdheid moeten minimaal 2 bevoegde personen de aanvraag ondertekenen. Is dat niet mogelijk? Gebruik dan een machtiging en stuur deze mee.

Een aanvraag ondertekend bij afwezigheid (b.a.) of in opdracht (i.o) kunnen wij niet accepteren.