Handreiking administratie Samen Opleiden Landelijk dekkend netwerk onderwijsregio's 2026-2029

Publicatie | 13-06-2025

Vanuit de oude regeling 'Tegemoetkoming kosten opleidingsscholen' waren opleidingsscholen verplicht om een inzichtelijke en controleerbare administratie bij te houden over het aantal opgeleide studenten in een schooljaar. Deze verplichting is doorgetrokken naar de subsidieregeling 'Landelijk dekkend netwerk onderwijsregio’s'. In de wijzigingsregeling voor de kalenderjaren 2026-2029 staat specifiek voor Samen Opleiden dat de penvoerder ervoor verantwoordelijk is dat de bijgehouden administratie wordt aangeleverd bij DUS-I.

In deze administratie moet inzichtelijk en controleerbaar het aantal studenten en zij-instromers zijn geregistreerd, dat per schooljaar binnen een onderwijsregio volgens de systematiek van Samen Opleiden volgens het Kwaliteitskader Samen Opleiden in de Onderwijsregio, is opgeleid. Dit betekent dat de administratie zodanig moet zijn opgezet dat deze voldoende garantie biedt voor correcte en adequate rapportages.

Bij de door DUS-I uitgevoerde steekproef over subsidiejaar 2024 naar de administratie van studenten en zij-instromers (schooljaar 2022-2023) voor Samen Opleiden bleek dat er veel onduidelijkheid was over wat moet worden geregistreerd in een inzichtelijke en controleerbare administratie. Met deze handreiking willen OCW en DUS-I de onderwijsregio’s meer duidelijkheid geven over wat moet worden bijgehouden in de administratie en antwoord geven op een aantal vragen die zijn gesteld tijdens de steekproef. Bijvoorbeeld wat te doen bij opheffing of fusies van vestigingen. Daarnaast worden enkele handvaten aangereikt voor een adequate inrichting van de administratie.

Kwaliteitskader Samen Opleiden in de Onderwijsregio

In de wijzigingsregeling 'Landelijk dekkend netwerk onderwijsregio’s 2026-2029' wordt verwezen naar het Kwaliteitskader Samen Opleiden in de Onderwijsregio. Dit kader is de opvolger van het Kwaliteitskader Samen Opleiden & Inductie dat de afgelopen jaren is gehanteerd. Het Kwaliteitskader Samen Opleiden in de Onderwijsregio focust op de kwaliteit van Samen Opleiden en de verantwoordelijkheid daarvoor van de Onderwijsregio en draagt bij aan het realiseren van de 100% Samen Opleiden ambitie binnen de Onderwijsregio.

In het Kwaliteitskader zijn de partnerschappen een belangrijke entiteit. In de context van Onderwijsregio’s definiëren we partnerschap als volgt: ’samenwerkingsverband van lerarenopleidingen, schoolbesturen en scholen dat binnen een Onderwijsregio eigenaarschap neemt voor het Samen Opleiden van aanstaande leraren.’

Daarmee spreekt dit Kwaliteitskader de onderwijsregio aan op de verantwoordelijkheid voor het borgen, verantwoorden en organiseren van kwaliteit (op het niveau van de onderwijsregio). De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het Samen Opleiden ligt bij een of meerdere partnerschappen. De onderwijsregio bepaalt daarmee zelf hoe de opleidingsinfrastructuur van de onderwijsregio voor Samen Opleiden volgens het Kwaliteitskader er uit ziet en welke lerarenopleidingen, schoolbesturen en scholen (vestigingen) zijn betrokken bij het opleiden van studenten en zij-instromers.

Omdat de inrichting van de opleidingsinfrastructuur per onderwijsregio verschilt is het van groot belang dat helder is welke vestigingen binnen een onderwijsregio deelnemen aan Samen Opleiden. Want alleen studenten en zij-instromers die zijn opgeleid volgens de systematiek van Samen Opleiden conform het Kwaliteitskader, op vestigingen die deelnemen aan de opleidingsinfrastructuur voor Samen Opleiden en vallen binnen de onderwijsregio, tellen mee voor het bedrag van €1.250 per student of zij-instromer.

Minimale eisen/kenmerken administratie

De volgende gegevens moeten minimaal worden opgenomen in de administratie van de onderwijsregio voor studenten die worden opgeleid volgens de systematiek van Samen Opleiden:

1. Vestigingen binnen de onderwijsregio die onderdeel zijn van de systematiek van Samen Opleiden

• Alleen studenten en zij-instromers die zijn opgeleid volgens de systematiek van Samen Opleiden volgens het Kwaliteitskader, op vestigingen die deelnemen aan de opleidingsinfrastructuur voor Samen Opleiden kunnen meetellen.
• De administratie moet inzichtelijk maken op welke vestiging(en) de student/ zij-instromer is begeleid.
• Hanteer bij deze vestigingen (ook) de in het RIO vastgelegde gegevens. De (persoons)gegevens van de bestuurder zijn geen onderdeel van de administratie.
• Let op: Bij de subsidieaanvraag voor de onderwijsregio wordt al per bevoegd gezag de naam zoals vastgelegd in de RIO en het bevoegd gezagnummer en per vestiging het in de RIO geïdentificeerde nummer van de vestiging waarvoor de aanvraag wordt ingediend aangeleverd.

2. Hoger onderwijsinstelling(en) – lerarenopleiding(en) die onderdeel is/zijn van de systematiek van Samen Opleiden

• Ook studenten van een bekostigde hogeronderwijsinstelling die niet deelneemt aan de betreffende onderwijsregio kunnen meetellen in de administratie, op voorwaarde dat deze student wordt opgeleid en begeleid volgens de systematiek van Samen Opleiden volgens het Kwaliteitskader op een vestiging die deel uitmaakt van de aanvragende onderwijsregio. Vereiste hieraan is dat de opgegeven instelling (met lerarenopleiding of educatieve minor/module) wel moet werken volgens de systematiek van Samen Opleiden volgens het Kwaliteitskader. Dit betekent dat deze instelling dus ten minste in een andere onderwijsregio onderdeel moet uitmaken van de opleidingsinfrastructuur voor Samen Opleiden volgens het Kwaliteitskader.

3. Studentnummer of unieke code om deelnemende studenten en zij-instromers te identificeren

• Een student is iemand die een lerarenopleiding, een educatieve minor of een educatieve module volgt en binnen een onderwijsregio is opgeleid volgens de systematiek van Samen Opleiden (zie begripsbepaling 'student' in artikel 1 van de regeling).
• Een zij-instromer is volgens de regeling degene die beschikt over een geschiktheidsverklaring als bedoeld in artikel 171 van de WPO, artikel 151 van de WEC, artikel 7.28 van de WVO 2020 of als bedoeld in artikel 4.2.4, eerste lid, van de WEB.
• Dringend advies is om in verband met privacywaarborgen geen namen of andere persoonsgegevens op te nemen in de administratie die aan DUS-I wordt verstrekt. Omdat het wel wenselijk is om inzicht te krijgen in unieke studenten en zij-instromers wordt dringend geadviseerd te werken met een studentnummer of een (fictieve) unieke code. Op deze wijze kunnen dubbeltellingen worden voorkomen.
• Optioneel kan in de administratie ook de ‘categorie’ van de student/zij-instromer worden opgenomen: student van lerarenopleiding, educatieve module, educatieve minor of zij-instromer.
• Optioneel kan de opleiding die de student volgt in de administratie worden opgenomen.

4. Schooljaar (bijvoorbeeld 2024-2025)

• Een schooljaar is het tijdvak van 1 augustus tot en met 31 juli daaraanvolgend.
• Het subsidiebedrag wordt jaarlijks vastgesteld. De administratie wordt jaarlijks aangeleverd bij DUS-I. Het subsidiebedrag voor het aantal studenten en zij-instromers wordt jaarlijks bijgesteld. Daarom is het van belang dat uit de administratie blijkt in welk schooljaar de student/zij-instromer is opgeleid en begeleid volgens de systematiek van Samen Opleiden.
• Een student/zij-instromer kan per schooljaar maar één keer meetellen voor het subsidiebedrag van €1.250.
• Idealiter maakt de administratie inzichtelijk wat de begin- en einddatum van de praktijkperiode van de student/zij-instromer is geweest. Dit is niet verplicht en hoeft ook niet datum specifiek (maar kan bijvoorbeeld ook op maand of semesterniveau). Inzicht in de duur van de praktijkperiode kan de onderwijsregio helpen in het voorkomen van dubbeltellingen in het geval de student in verschillende vestigingen binnen dezelfde onderwijsregio is opgeleid en begeleid volgens de systematiek van Samen Opleiden.
• In het geval een student/zij-instromer op vestigingen in verschillende onderwijsregio’s volgens de systematiek van Samen Opleiden is opgeleid en begeleid is het van belang dat dit blijkt uit de administratie. Een student/zij-instromer kan niet dubbel worden meegeteld.

Aandachtspunten

Neem alleen vestigingen van scholen op die behoren tot de onderwijsregio en waar volgens de systematiek van Samen Opleiden wordt opgeleid en begeleid

De vestiging van de school moet behoren bij de onderwijsregio. De instelling (met lerarenopleiding, educatieve minor of module) hoeft niet tot de onderwijsregio te behoren. Hierdoor wordt in de regeling vanaf 2026 een bredere groep studenten meegenomen. In de administratie van de onderwijsregio wordt daarom de instelling opgenomen waar de student is ingeschreven.

Er kunnen alleen studenten/zij-instromers van vestigingen scholen/instellingen worden opgevoerd in de administratie die volgens de systematiek van Samen Opleiden worden begeleid. Het is de verantwoordelijkheid van de onderwijsregio om enkel vestigingen op te nemen in de administratie waar volgens de systematiek van Samen Opleiden wordt opgeleid en begeleid. Dit is met name een aandachtspunt bij deeltijd en zij-instroom.

Mutaties in vestigingen/codes

Doordat er wordt gekeken naar de aantallen studenten/zij-instromers van het voorgaande schooljaar is het mogelijk dat er veranderingen plaats hebben gevonden, zoals opheffingen, fusies en opening van nieuwe scholen. Geef dit als penvoerder duidelijk aan in de administratie. En geef als penvoerder wijzigingen in deelnemende vestigingen op tijd door aan DUS-I. Zonder deze informatie kan DUS-I niet controleren of de opgegeven vestigingen onderdeel zijn van de betreffende onderwijsregio.

Basistoezicht door Inspectie van het Onderwijs

In de TKO-regeling was opgenomen dat scholen onder het basistoezicht van de Inspectie van het Onderwijs moeten vallen. Dit betekende concreet dat als een school of afdeling zwak of zeer zwak was, dat deze school of afdeling geen deel mocht uitmaken van het partnerschap. Deze scholen vallen namelijk niet onder het basistoezicht van de Inspectie van het Onderwijs. Studenten (alle varianten voltijd, deeltijd met of zonder aanstelling) die daar worden opgeleid mochten niet worden meegeteld voor de bepaling van de hoogte van de subsidie.

In de wijzigingsregeling 'Landelijk dekkend netwerk onderwijsregio’s 2026-2029' is deze eis niet meer van toepassing. Dit omdat niet meer het partnerschap maar de onderwijsregio de verantwoordelijkheid heeft voor het borgen, verantwoorden en organiseren van de kwaliteit van het Samen Opleiden. Wel kan er binnen de onderwijsregio beleid zijn opgesteld dat studenten niet op scholen worden begeleid die niet onder het basistoezicht vallen, maar dit is nu geen criterium meer voor ontvangen van financiering gekoppeld aan Samen Opleiden.

Dubbeltellingen van studenten binnen de onderwijsregio

Een student/zij-instromer die wordt opgeleid en begeleid volgens de systematiek van Samen Opleiden kan per schooljaar maar eenmaal meetellen voor het subsidiebedrag. Als een student/zij-instromer op meerdere vestigingen gedurende een schooljaar een leerwerkplek heeft is het belangrijk hier duidelijkheid over te geven in de administratie. Dit kan bijvoorbeeld door de betreffende student/zij-instromer dan bij beide vestigingen voor 0,5 mee te tellen.

Dubbeltellingen van studenten/zij-instromers tussen verschillende onderwijsregio’s

Aandachtspunt zijn studenten/zij-instromers die een deel van het schooljaar op de ene vestiging in de ene onderwijsregio opgeleid en begeleid worden en een andere deel van het jaar bij andere vestiging in een andere onderwijsregio. Verantwoordelijkheid om dit goed in de administratie op te nemen ligt bij penvoerders en advies is om dit onderling af te stemmen. Dit kan bijvoorbeeld door de student bij beide onderwijsregio’s voor 0,5 mee te tellen en aan te geven dat deze student ook opgenomen is in administratie van een andere vestiging en andere onderwijsregio.

Onderlinge afspraken binnen en tussen onderwijsregio’s

Gedurende een schooljaar stoppen studenten en zij-instromers met Samen Opleiden, soms ook al na een korte periode. Of wordt er binnen het schooljaar overgestapt naar een andere vestiging binnen of buiten de onderwijsregio. Het advies is om met elkaar binnen de opleidingsinfrastructuur van de onderwijsregio afspraken te maken over hoe om te gaan met deze ‘studentbewegingen’. Ook is het wenselijk dat onderwijsregio’s elkaar informeren over ‘studentbewegingen’ tussen de onderwijsregio’s.

Niet opnemen van vestiging in administratie, maar op niveau van schoolbestuur

Studenten die op het niveau van het schoolbestuur zijn opgegeven, tellen niet mee in de administratie. Per student/zij-instromer is een gekoppelde vestiging nodig.