Vragen en antwoorden

Scholen mogen alleen een vrijwillige bijdrage vragen voor een activiteit die door en onder de verantwoordelijkheid van de school wordt georganiseerd. Dit geldt voor alle activiteiten die scholen binnen of buiten schooltijd organiseren.

De bijdrage is vrijwillig, dus ouders beslissen zelf of zij de bijdrage betalen. Kinderen mogen ook aan de activiteit meedoen als hun ouders de bijdrage niet betalen.

Op de website van de rijksoverheid vindt u meer informatie over de vrijwillige ouderbijdrage.

De meeste schoolbesturen hebben een collectieve ongevallenverzekering afgesloten voor alle scholen. Vaak staat in de polis dat deze van kracht is tijdens schooluren, tijdens evenementen in schoolverband en tijdens het rechtstreeks van huis naar school gaan en omgekeerd. Het aanbieden van aanvullend aanbod door en/of op school zou daarmee gedekt kunnen worden door de verzekering. U kunt bij uw schoolbestuur of bij de verzekeraar navragen of dit voor uw school ook het geval is.

Veel primair en voortgezet onderwijsinstellingen kwalificeren als publiekrechtelijke instelling in de zin van de Aanbestedingswet 2012. Dit leidt er toe dat de aanbestedingswet- en regelgeving van toepassing zijn als onderwijsinstellingen een opdracht in de markt zetten.

Een openbare of bijzondere onderwijsinstelling moet de aanbestedingswet- en regelgeving volgen wanneer zij kwalificeert als ‘aanbestedende dienst’ volgens de Aanbestedingswet 2012. Veel onderwijsinstellingen zijn een aanbestedende dienst omdat zij voldoen aan de criteria voor een ‘publiekrechtelijke instelling’.

Als aanbestedende dienst bent u altijd aanbestedingsplichtig als u een opdracht uitzet. De procedure hangt echter af van (onder meer) de waarde van de opdracht. Boven de drempelbedragen gaat het om een Europese aanbesteding, en onder de drempelbedragen gaat het om een nationale aanbesteding. Zie ook de Gids Proportionaliteit. Zowel boven als onder de drempel voor Europees aanbesteden is van belang dat u een procedure kiest die aansluit bij het onderwerp en de markt van de betreffende aanbesteding.

De rechtspersoon die de onderwijsinstelling in stand houdt is in beginsel de aanbestedingsplichtige organisatie. Soms is de inkoopbevoegdheid belegd bij een overkoepelende stichting, een vereniging, of in het geval van openbare scholen een gemeente. In de onderwijswetgeving wordt hiervoor het begrip ‘bevoegd gezag’ gebruikt.  

Op de website van PIANOo (Expertisecentrum Aanbesteden) vindt u meer informatie over aanbestedingen binnen de sector onderwijs. U kunt ook bij uw bevoegd gezag, schoolbestuur of accountant navragen hoe zij omgaan met aanbestedingen.

Voor activiteiten die georganiseerd worden vanuit School en omgeving geldt geen speciale uitzondering op het betalen van btw. Of de activiteiten btw-belast zijn verschilt per situatie en is afhankelijk van de context. In ieder geval gelden de standaard btw-vrijstellingen voor onderwijs, sport en cultuur:

• Onderwijs is vrijgesteld van btw.
• Diensten van sportorganisaties en sportclubs zijn vaak vrijgesteld van btw.
• De omzet van sociaal-culturele instellingen is vrijgesteld van btw.

Voor stichtingen en verenigingen geldt een vrijwilligersregeling. Wanneer u aan de voorwaarden voldoet, hoeft u geen loonaangifte te doen.

Detachering van personeel is normaal gesproken btw-belast. In het beleidsbesluit detachering personeel staan situaties waarin sprake kan zijn van een vrijstelling van btw.

Twijfelt u? Dan kunt u het beste uw belastingadviseur of accountant vragen of u btw-plichtig bent over de activiteiten die worden georganiseerd.

Wilt u meer dan 10 klokuren aanbieden? Dan mag u activiteiten clusteren. Daarmee brengt u het aantal klokuren in uw aanvraag terug tot maximaal 10 klokuren.

Tijdens de subsidieperiode vragen we van scholen om hun kwaliteit zelf te monitoren en verder te ontwikkelen. Daarbij kunt u het format en de handreiking gebruiken. Aan het einde van de subsidieperiode legt u hier verantwoording over af in het kwaliteitsrapport. Daarin beantwoordt u dezelfde vragen als in het format.

Nee, er komt voor de regeling 2025-2028 geen verantwoordingstool beschikbaar. Scholen moeten zelf bijhouden in hoeverre zij de aangevraagde uren realiseren. Aan het einde van de subsidieperiode moeten vestigingen het aantal gerealiseerde uren aan DUS-I doorgeven. Daarnaast geven vestigingen in het eindverslag ook een inhoudelijke reflectie op het aanbod dat is gerealiseerd. Begin 2026 komt een uitgebreidere toelichting op de verantwoording beschikbaar.

Wanneer u aan het einde van de activiteitenperiode uw subsidie verantwoordt, mag uw aantal daadwerkelijke aangeboden klokuren maximaal 25% afwijken van uw oorspronkelijke aanvraag. Deze marge van 25% wordt per schooljaar berekend. Ieder schooljaar moet u dus minimaal 75% van het aanbod gerealiseerd hebben.

Voorbeeld: U heeft voor 10 klokuren aangevraagd. U moet minimaal 75% realiseren, dus u moet minimaal 7,5 klokuren per schooljaar verantwoorden. Wijkt u meer dan 25% af van uw aangegeven urenaanbod? Dan moet u het percentage subsidie boven die 25% terugbetalen. Heeft u bijvoorbeeld 30% minder klokuren aangeboden dan aangevraagd? Dan moet u 5% van het subsidiebedrag over dat schooljaar terugbetalen.

Het eindverslag en het kwaliteitsrapport zijn twee verschillende onderdelen van de verantwoording.

De regievoerder van de lokale coalitie stuurt het kwaliteitsrapport namens de gehele coalitie naar DUS-I. In juni 2025 heeft de regievoerder een format ontvangen om het kwaliteitsrapport te schrijven. De regievoerder stuurt het ingevulde format uiterlijk 1 november 2028 naar DUS-I.

De vestigingen sturen het eindverslag naar DUS-I. In het verslag geeft u aan of u het aantal klokuren dat u bij uw aanvraag heeft opgegeven ook heeft gerealiseerd. Daarnaast geeft u een reflectie op het aanbod dat is gerealiseerd.