Ontwikkeling van DUS-I

Optimalisering dienstverlening en verbindend samenwerken

Afgelopen jaar is een start gemaakt met het ontwikkelen van eenduidige bouwstenen voor het inrichten en uitvoeren van het subsidieproces. Binnen het programma Optimale Dienstverlening is er intensieve afstemming geweest om vanuit een veelheid aan diverse werkwijzen te komen tot een standaard set aan bouwstenen en uniforme sjablonen voor bijvoorbeeld de beschikkingen. 

Het zal duidelijk zijn dat aan elke stap naar uniformering ook uitdagende aspecten zitten. Elke verandering is immers ook een beetje afscheid nemen. Individuele – in principe prima functionerende – werkwijzen moeten los worden gelaten. En de stap naar een meer integrale samenwerking is nodig.

Om onze energie goed te richten en een gezamenlijk beeld te hebben van onze optimale dienstverlening hebben we in dit kader een DUS-I breed identiteitstraject doorlopen. Dit heeft geleid tot een aanscherping van onze kerntaken: het in opdracht van VWS en OCW uitvoeren van subsidieregelingen én deelname aan het beleidsproces. Het heeft ook geleid tot drie kernwaarden van waaruit we in 2025 aan de slag gaan: maatschappelijk betrokken, resultaatgericht en eigenaarschap.

In het kader van verbindend samenwerken zijn in 2024 binnen de uitvoering belangrijke stappen gezet in samenwerking en efficiëntie. Voor de bemensing van nieuwe opdrachten zijn in toenemende mate medewerkers flexibel over afdelingen heen ingezet. 

Expertisecentrum subsidieverlening

Bij onze opdrachtgevers zijn nieuwe stappen gezet voor de inrichting van de processen in het kader van het Beleidskompas. Uiteraard staat DUS-I aan de lat om ook hierin een rol te pakken. Binnen VWS is er bovendien een nieuw Expertisecentrum Instrumentkeuze (ECIK) gelanceerd dat begin 2025 van start gaat en dat mede voortkomt uit de herinrichting van de financiële functie.

DUS-I deelt opgedane kennis over effectieve inzet van het subsidie instrument graag in dit nieuwe Expertisecentrum. Deze, maar ook ontwikkelingen bij opdrachtgever OCW, maakt dat DUS-I interne processen moet bijstellen om goed te blijven aansluiten op de nieuwe “voorkant”.

Binnen VWS heeft DUS-I inmiddels een vaste positie gekregen binnen de beleidsontwikkeling waardoor het perspectief van de uitvoering en de doelgroepen vroegtijdig ingebracht kan worden. Bij OCW is de positie die voor DUS-I wordt voorzien nog in een latere fase en zijn we in gesprek om de toegevoegde waarde van DUS-I in te brengen.

Creëren en behouden van een divers en inclusief personeelsbestand

Wij vinden een divers en inclusief personeelsbestand belangrijk. Daarom blijven we dit onverminderd stimuleren en doen we moeite om het ook in de toekomst te behouden. Bijvoorbeeld door arbeidsparticipatieplekken te creëren en in te vullen. Ons quotum voor 2024 was 9,58 FTA, waarvan we nog 2,59 FTA nog niet hebben kunnen realiseren.

Bij DUS-I doe je mee vanuit je talent. Je wordt gezien, erkend en bent onderdeel van je team en de organisatie. Inclusie start bij de werving van nieuwe medewerkers. Sinds 2023 hebben alle medewerkers die in een selectiecommissie plaatsnemen de workshop Inclusief werven gevolgd. 

We volgen ook de lijnen vanuit de handreiking Gelijk loon voor gelijk werk. We kijken daarom kritisch naar de wervingsteksten, de gesprekken en de verdere afhandeling van het wervingsproces.

Eenmaal aan boord bij DUS-I worden alle medewerkers wegwijs gemaakt via ons onboardingsprogramma. Hierin is veel aandacht voor onze werkcultuur en diversiteit en inclusie.

Bevorderen sociaal veilige werkomgeving

Naar aanleiding van de FNV-enquête uit 2023 heeft een nieuw medewerkersonderzoek plaatsgevonden. In april ontvingen alle medewerkers hiervan de uitkomsten. Uit het onderzoek is gebleken dat we het als organisatie relatief goed doen als het gaat om ‘fouten maken mag’ en het creëren van een sociaal veilige omgeving.

Dat er binnen DUS-I discriminatie en verbale agressie ervaren wordt, vroeg echter om onmiddellijke actie. Er zijn meteen verschillende bijeenkomsten georganiseerd waar collega’s samen met het afdelingshoofd de resultaten hebben besproken. Het spreekt voor zich dat er binnen DUS-I geen sprake mag zijn van ervaren discriminatie en verbale agressie. 

Er zijn verschillende verdiepende onderzoeken gedaan door KPMG naar aanleiding van het medewerkersonderzoek. Uit deze onderzoeken bleek dat er meer behoefte is aan verbinding door ontmoeting. Medewerkers hebben behoefte aan heldere kaders. Ook bleek dat feedback geven en open communicatie binnen DUS-I nog niet altijd vanzelfsprekend is.

Via het programma DUS-Identiteit blijven we in gesprek over ieders rol en verantwoordelijkheid voor een sociaal veilige omgeving. Tevens stimuleren we mensen actief om meer naar kantoor te komen. Zo is voor het verbeteren van de verbinding binnen de meeste teams afgesproken om 50% op kantoor en 50% thuis te werken. 

In de tweede helft van 2024 is er een DUS-I café georganiseerd waarbij sociale veiligheid en omgangsvormen op de agenda stonden. Hierbij was er ook ruimte voor het stellen van vragen. 

Bijna alle teams hebben dit najaar de training Open, veilig en inclusief samenwerken gevolgd. We blijven daarnaast op intranet, via onze nieuwsbrief en narrowcasting onze collega’s informeren bij wie ze terecht kunnen met vragen en klachten, of voor het melden van misstanden. Dit is ook een vast onderwerp in het onboardingsprogramma voor nieuwe medewerkers.

Maak werk van hoge werkdruk

In de eerste helft van 2024 heeft DUS-I versneld werk gemaakt van de verambtelijking van externe medewerkers. Hierdoor is de ratio vast versus flexibel beter in balans gekomen. In het medewerkersonderzoek over sociale veiligheid zijn opnieuw de werkdruk en de herstelbehoefte onderzocht. Hierop was de score nog steeds onvoldoende en lager dan de benchmark. 

Er is sprake van piekbelasting bij nieuwe regelingen die niet altijd verspreid over het jaar kunnen starten. De workload vanuit onze opdrachtgevers is voor DUS-I nog niet goed verdeeld. Daarom worden relatief rustige periodes afgewisseld met piekbelastingen in het werk. Die zijn niet altijd op te vangen met flexibel personeel. Ook staan de doorlooptijden om regelingen verantwoord uit te kunnen voeren soms onder druk als de opdrachtgever minder tijd heeft, of kan geven. Dit is een risico en het verhoogt de ervaren werkdruk bij onze collega’s.

Afgelopen jaar hebben we diverse maatregelen genomen die moeten zorgen voor een betere werkbalans. Zo zijn we met de collega’s bij beleid in gesprek om in een zo vroeg mogelijk stadium aan tafel te komen bij het uitwerken van een nieuwe regeling. Daarnaast werken we met het hiervoor genoemde programma Optimale Dienstverlening aan efficiëntere uitvoeringsarrangementen waarmee makkelijker en sneller regelingen ‘live’ kunnen worden gezet. Ook rouleren uitvoeringsmedewerkers meer tussen de afdelingen wat zorgt voor een bredere inzetbaarheid bij piekbelasting. Ten slotte werken we via het project Capaciteitsmanagement aan het inzichtelijk maken van het (toekomstige) werk zodat tijdig kan worden geworven. 

In 2024 zijn de interventies die bijdragen aan een betere werkbalans en het verhogen van de vitaliteit voortgezet. Voorlichting en awareness spelen hierin een grote rol. Naast de werkdruk en de herstelbehoefte besteden we aandacht aan de fysieke en mentale gezondheid van de medewerkers en hun weerbaarheid. Hierbij maken we gebruik van de mogelijkheden die het kerndepartement aanbiedt. Werkdruk is tevens een vast onderwerp in onze Sociaal Medische Team (SMT) meetings, waar de collega’s van bedrijfszorg ons adviseren.