Vragen en antwoorden

Eén maatschappelijke organisatie vraagt subsidie aan die namens een partnerschap van meerdere organisaties optreedt als penvoerder. Het gaat hierbij om rechtspersonen met volledige rechtsbevoegdheid, zoals een stichting, bv, (bekostigde) onderwijsinstelling of gemeente. Organisaties waarbij sprake is van hoofdelijke aansprakelijkheid, zoals eenmanszaken, vof’s en verenigingen met beperkte (of geen) rechtsbevoegdheid mogen geen penvoerder zijn.

De penvoerder is als enige verantwoordelijk voor de aanvraag en afhandeling van de subsidie.

U kunt het aanvraagformulier invullen in één of zelfs een halve werkdag. Maar u heeft meer tijd nodig om de benodigde informatie te verzamelen. Bijvoorbeeld voor het vinden van partners, het maken van afspraken met de partners, het schrijven van een eigen projectplan en het opstellen van een begroting. Ook moeten uw partners cofinancieringsverklaringen en samenwerkingsovereenkomsten invullen en ondertekenen, zodat u ze kunt meesturen met de aanvraag. Verder hangt het af van hoe groot en complex uw project gaat worden, het aantal partners, ervaring en welke voorbereidingen u al heeft getroffen voor de inrichting van uw project en samenwerkingsverband. Het is daardoor lastig in te schatten hoeveel tijd u precies nodig zult hebben voor de aanvraag.

Dit is niet verplicht, maar u mag er wel één als bijlage toevoegen aan uw aanvraag.

Let op: Aspecten uit de ‘theory of change’ worden alleen maar meegenomen in de beoordeling, als daar concreet naar wordt verwezen in de aanvraag.

Er is geen minimum aantal deelnemende jongeren. Wel gelden er minimale subsidiebedragen voor zowel de tweejarige als driejarige MDT-variant en maximale bedragen per variant. Omdat de totale projectwaarde gelijk is aan de waarde van alle trajecten samen, volgt indirect hieruit een minimum aantal trajecten, oftewel het aantal deelnemende jongeren per project. Hoeveel dit er zijn hangt af van welke trajectvarianten u gaat uitvoeren. De regeling is zo vormgegeven, dat zowel kleine als grote aanvragen ingediend kunnen worden.

Ja, dat mag. U moet dan wel aantonen dat uw organisatie geschikt is om als penvoerder te kunnen optreden (dragen van financieel risico, organisatorisch, continuïteit). Wij zullen u vragen om dit te onderbouwen met bewijsstukken. Per situatie bepalen we welke stukken dat zijn.

Bij de aanvraag levert u de meest recente jaarrekening aan. Deze wordt beoordeeld op de solvabiliteit en financiële draagkracht om het MDT-project uit te voeren. Ook toetsen wij of u voldoende reserves heeft om het project te kunnen uitvoeren. Wij verwachten dat u minimaal 10% van het aangevraagde subsidiebedrag kunt voorfinancieren. U kunt dit aantonen door bijvoorbeeld een garantieverklaring van een van de samenwerkingspartners of via een recent banksaldo-overzicht van de penvoerder.

Wij hebben voor deze werkwijze gekozen omdat wij een bestuursrechtelijke zorgplicht hebben. Op grond van de subsidieregeling bent u verplicht om minimaal 85% van de MDT-trajecten af te ronden. Wordt er minder dan 85% van de voorgenomen trajecten afgerond? Dan wordt de subsidie lager vastgesteld.

Op grond van de regeling is het verplicht dat naast de penvoerder één of meerdere partners deelnemen aan het samenwerkingsverband. Het is belangrijk dat alle rollen binnen een partnerschap vervuld kunnen worden om het MDT-project zoals voorgesteld te kunnen uitvoeren. Denk daarbij aan partners die goed zijn in werving van jongeren, begeleiding, of organisaties die plekken voor activiteiten van jongeren kunnen leveren. Daarnaast moet uw partnerschap groot genoeg zijn om uw MDT-project succesvol te kunnen uitvoeren. De beoordelingscommissie zal inschatten of uw samenwerkingsverband past bij de ambities en de beoogde realisatie in de aanvraag.

Gezien de verwachte aantallen is dat onwaarschijnlijk. Wel kan het zijn dat sommige aanvragers al bericht krijgen dat hun aanvraag ‘administratief volledig’ is en in behandeling wordt genomen. Als uw aanvraag in behandeling wordt genomen, betekent dit nog niet dat deze inhoudelijk akkoord is. DUS-I streeft ernaar om voor de zomer een aantal beoordelingsdagen in te plannen. U kunt naast vragen van DUS-I dus ook al eventuele vragen van de commissie verwachten. Indien mogelijk krijgt u daarna een voorlopig bericht. De beschikkingen verwachten we pas in het najaar te versturen.

Wij verzoeken u het format te gebruiken dat door DUS-I is opgesteld.

Activiteiten die al bekostigd worden met andere overheidsmiddelen, bijvoorbeeld onderwijsgeld of een subsidie van een proeftuin uit een eerdere MDT-subsidieronde, zijn niet subsidiabel. Deze kosten komen niet nogmaals voor subsidie in aanmerking om dubbele financiering te voorkomen. Alleen aanvullende kosten kunnen voor de subsidie worden opgenomen in de begroting.

De startdatum van het MDT-project (= start van de subsidieduur) kan liggen tussen het moment van indienen van de aanvraag tot uiterlijk 6 maanden na verlening van de subsidie. Vanaf de door u aangegeven startdatum start de subsidieduur van 2 of 3 jaar. U kunt alleen kosten maken ten laste van de subsidie als deze kosten vallen binnen de subsidieduur. Let dus goed op dat u een goede startdatum kiest, die het beste past bij uw project. Kosten die worden gemaakt voor of na de subsidieduur, komen niet voor subsidie in aanmerking.

De subsidie wordt bij de eindverantwoording vastgesteld op basis van afgeronde MDT-trajecten. De MDT-trajecten moeten dus zijn afgerond binnen de subsidieduur/projectduur. Lopen er nog MDT-trajecten door na de subsidieduur? Dan moeten deze worden aangemerkt als uitval.

Let op! Als u direct na de indiening van uw aanvraag kosten wilt opvoeren ten laste van de subsidie, dan is dat in eerste instantie voor eigen rekening en risico via cofinanciering. Deze kosten worden pas subsidiabel nadat de subsidie is toegekend en als u uw subsidieduur laat starten vanaf het indienen van de aanvraag.

De financiering van de opgegeven activiteiten in de subsidieaanvraag moeten voor minimaal 25% worden ondervangen via cofinanciering. De activiteiten in het MDT-project kunnen dus voor maximaal 75% worden bekostigd met subsidiegeld.
Financiering is mogelijk zowel ‘in kind’ als ‘in cash’.

• Met ‘in cash’ bedoelen we een bijdrage in geld.
• Met ‘in kind’ bedoelen we een waardeerbare bijdrage in de vorm van diensten (in natura, dus bijvoorbeeld in uren) of van goederen.

Er is geen minimale eis aan ‘in cash’ cofinanciering. Cofinanciering kan ook volledig ’in kind’ zijn. Er zijn verschillende soorten ‘in kind’ cofinanciering mogelijk. U kunt hierbij denken aan de inzet van personeel, het verzorgen van een training, het leveren van materiaal of het ter beschikking stellen van ruimtes. Als u ‘in kind’-cofinanciering wilt opvoeren, moet u marktconforme tarieven hanteren. Voor deze regeling geldt voor de cofinanciering een maximumtarief van €130 per uur voor personele inzet inclusief overhead en btw. U mag overhead en faciliteiten in principe alleen maar proportioneel doorberekenen in inzet.

Let op dat de cofinancieringsverklaringen beoordeeld worden en dat de cofinanciering ook bij de vaststelling door de accountant wordt gecontroleerd. Als de penvoerder bij de aanvraag grotendeels, maar nog niet helemaal voldoet aan de eis van 25% cofinanciering, mag deze voor maximaal 5% van de totale kosten van het betreffende MDT-project garant staan.

U kunt geen kosten voor btw opvoeren als voor de kosten op grond van de Wet op de omzetbelasting 1968 recht op aftrek van omzetbelasting bestaat.

Bij de aanvraag kan het gebeuren dat de penvoerder grotendeels, maar nog niet helemaal voldoet aan de eis van 25% cofinanciering. Daarom is bepaald dat de penvoerder bij het indienen van de aanvraag voor maximaal 5% van de totale kosten van het betreffende MDT-project garant mag staan. Dan kan de penvoerder gedurende de subsidieduur nog meer cofinanciering verzamelen, zodat bij de vaststelling van de subsidie (na de afronding van de subsidieduur) alsnog wordt voldaan aan de eis van minimaal 25% cofinanciering.

Ja, dat mag. Binnen één MDT-project kunnen meerdere traject-varianten (MDT Basis-, MDT Extra-, MDT Plus- en/of MDT Intensief-trajecten) worden aangeboden aan de deelnemende jongeren.

Bij de subsidieaanvraag 2024 moet de penvoerder verklaren dat er geen sprake is van dubbele financiering. Activiteiten die al worden bekostigd uit andere overheidsmiddelen, bijvoorbeeld een MDT-project via ZonMw, onderwijsgeld, et cetera, zijn daarom niet subsidiabel. Deze kosten mogen niet nogmaals voor subsidie in aanmerking komen, want anders is er sprake van dubbele financiering.

Om elke schijn van dubbele financiering te voorkomen, is het belangrijk om een goed gescheiden projectadministratie te voeren. De accountant controleert dit bij de eindverantwoording.

De subsidie wordt in eerste instantie vastgesteld op basis van de daadwerkelijk gemaakte projectkosten. Daarnaast wordt gekeken naar de realisatie van de MDT-trajecten. Rondt u minder dan 85% van de voorgenomen trajecten af? Dan wordt de subsidie lager vastgesteld en zal DUS-I een deel van de subsidie terugvorderen.

De norm van 85% staat duidelijk in de regeling (Artikel 9, lid 1, sub d) als verplichting opgenomen. Het is daarom belangrijk om rekening te houden met uitval. Ook staat in de regeling (Artikel 13, lid 6): “De subsidie wordt lager vastgesteld indien het aantal afgeronde trajecten per MDT-variant lager is dan 85% van het gesubsidieerde aantal trajecten. De lagere vaststelling wordt bepaald door het aantal trajecten dat niet is afgerond tot 85%, te vermenigvuldigen met het verleende subsidiebedrag per MDT-variant.”

De deelnemersregistratie is er voor twee doeleinden: verantwoording van de subsidie en onderzoek. Er is een verschil tussen wat onderzoeksbureau Verian nodig heeft voor onderzoek en wat de accountant nodig heeft bij het controleren van de deelnemersregistratie.

De deelnemersregistratie bevat gegevens over de jongeren en het MDT-traject dat zij volgen. Het bevat minimaal de NAW-gegevens, geboortedatum, start- en einddatum van het traject, het aantal uren dat de jongere heeft doorlopen in het traject en het aantal uren begeleiding dat de jongere ontvangt. Daarnaast houdt de penvoerder een corresponderende administratie bij. Meer informatie is hierover te vinden in het accountantsprotocol. De deelnemersregistratie wordt gedeeld met de accountant.

Daarnaast wordt er gekeken naar onder meer het aantal uren dat is besteed aan het MDT-traject en het MDT-certificaat (bij afronding). In het accountantsprotocol wordt hier in meer detail op ingegaan. Onderzoeksbureau Verian zal na eventuele toekenning van de subsidie contact met de penvoerder opnemen om aan te geven welke deelnemersgegevens zij nodig hebben voor het onderzoek.

De transactie van de subsidie vanuit DUS-I is vrijgesteld van btw. Overige btw zaken die gelden voor uw organisatie kunt u eventueel overleggen met uw eigen adviseur.

Er zullen bijeenkomsten plaatsvinden om potentiële penvoerders te informeren over de subsidieregeling, het aanvraagproces en het portaal. Er is daarbij gelegenheid om vragen te stellen.

U kunt zich inschrijven voor één van de informatiebijeenkomsten in februari of de meer inhoudelijk gedetailleerde vragenuurtjes vanaf maart via doemeemetmdt.nl.

Vragen over de subsidieregeling en het aanvraagproces die niet kunnen wachten kunt u stellen via het contactformulier.

Het accountantsprotocol van MDT – zowel voor jaar 2023 als 2024 – ligt bij de NBA-werkgroep Controleprotocollen (COPRO). Op dit moment is niet bekend wanneer het accountantsprotocol gereed is. Zodra dit bekend is, communiceren wij hier zo spoedig mogelijk over.

U sluit een samenwerkingsovereenkomst af met de partner-organisaties waarmee u het MDT-project uitvoert. Belangrijk daarbij is dat u onderling goede afspraken maakt over de uitvoering van het MDT-project.

Levert een partner alleen cofinanciering in geld aan? Dan hoeft u hier geen samenwerkingsovereenkomst voor af te sluiten.

Cofinancieringsverklaringen zijn verplicht van partnerorganisaties óf derden, zoals fondsen of bedrijven, die een bijdrage leveren aan het MDT-project. Draagt een penvoerder zelf cofinanciering bij? Dan hoeft u hier geen cofinancieringsverklaring voor aan te leveren, maar meldt de penvoerder dit in de aanvraag. Uiteraard wordt wel gecontroleerd of de penvoerder voldoende geld heeft om deze cofinanciering bij te dragen.

Dat kan, zolang de activiteiten maar aansluiten bij de kaders en de 3 pijlers van MDT (anderen ontmoeten, talentontwikkeling en iets doen voor een ander). Daarnaast is het ook belangrijk dat de activiteiten passen bij het doel van het project en bij de doelgroep.

Ja, dat kan. U ontvangt toegang tot een dashboard zodra voldoende jongeren binnen uw MDT-project de vragenlijst hebben. Hier staan u de onderzoeksresultaten voor uw MDT-project.

Donaties van ouders beschouwen we niet als cofinanciering, omdat het giften zijn en daarmee geen financiering. Derden van buiten het partnerschap of de penvoerder kunnen ook cofinanciering bijdragen. Zij moeten dan wel een garantstelling ondertekenen.

Een jongere mag maximaal 2 keer aan een MDT-traject meedoen.

Deelname aan een MDT-traject is altijd vrijwillig en optioneel. Dit betekent dat een leerling of student altijd de mogelijkheid heeft om te kiezen tussen het reguliere onderwijsprogramma of een MDT-traject. MDT is geen vervanging voor stages in het kader van Beroepspraktijkvorming (BPV) of de Beroepsbegeleidende leerweg (BBL). Daarom zijn stage, zelfstudie en andere uren die verplicht gesteld zijn vanuit een opleiding, niet subsidiabel voor MDT.

Ja, dit mag, zolang aan de voorwaarden van vrijwilligersvergoedingen wordt voldaan.

U vult de begroting voor MDT in het aanvraagformulier in. In de voorbeeldversie van het aanvraagformulier kunt u eenvoudig door het formulier bladeren, zonder gegevens in te hoeven vullen. De begroting staat op tabblad 5 van het formulier.

Ja, dit mag. Wijzigingen in het samenwerkingsverband moet u aan ons melden.

Het doel van een Data Sharing Agreement (DSA) is dat de uitvoerende organisaties en de penvoerder binnen het samenwerkingsverband ongehinderd, maar wel volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), persoonsgegevens van MDT-deelnemers kunnen uitwisselen die horen bij de uitvoering van de MDT-trajecten. Dit is nodig om 3 redenen:

1. De penvoerder heeft deze gegevens nodig voor controle en verantwoording van de subsidie. In de praktijk zal de accountant dit doen en in bijzondere gevallen kan DUS-I dit ook doen.
2. Voor het goed functioneren van het samenwerkingsverband (onder andere voor begeleiding, maar ook voor vergoedingen, trainingen, et cetera).
3. De penvoerder beschikt over gegevens die nodig zijn voor het MDT-beleidsonderzoek.

De penvoerder moet de eigen accountant inzage geven in de deelnemersregistratie. Dit is nodig voor de beoordeling van de rechtmatigheid van de verstrekte subsidie. Het gaat er dan bijvoorbeeld om dat de accountant controleert of er geen ‘spookdeelnemers’ zijn, dat deelnemers maximaal 2 keer een MDT-traject doorlopen en dat MDT-extra ook daadwerkelijk wordt aangeboden aan jongeren met een extra ondersteuningsbehoefte. Er wordt dan niet specifiek gevraagd naar gegevens van individuele jongeren, maar er wordt gecontroleerd of de penvoerder een goede administratie voert en voldoet aan de eisen van de subsidieregeling.

De penvoerder levert de DSA aan tegelijkertijd met de tussentijdse rapportage.

Met elke partnerorganisatie waar u gegevens over jongeren en deelname mee uitwisselt is het belangrijk dat u een DSA afsluit. De uitwisseling van persoonsgegevens moet altijd aan de wet- en regelgeving voldoen, in dit geval de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Gegevensuitwisseling is met name bedoeld voor de deelnemersregistratie, onderzoek en de verantwoording. Vanwege de uiteenlopende vormen van gegevensuitwisseling tussen penvoerders en partners is het voor DUS-I niet mogelijk om over iedere casus individueel te adviseren. Daarom is het aan de penvoerder om de inschatting te maken of het ondertekenen van een DSA met een samenwerkingspartner nodig is om aan de verantwoordings- en onderzoeksverplichtingen te kunnen voldoen.

De penvoerder en de uitvoerende organisaties ondertekenen samen de DSA. In de beschikking en de regeling staat dat de penvoerder binnen 3 maanden nadat de subsidie is verleend een DSA moet ondertekenen en indienen (artikel 9, lid 1, sub j van de regeling). In dit artikel staat dat de penvoerder verantwoordelijk is voor ondertekening, maar de DSA moet behalve door de penvoerder ook worden ondertekend door alle uitvoerende organisaties. Als de DSA niet wordt ondertekend, voldoet de penvoerder niet aan een belangrijke eis van de regeling en kan de verstrekte subsidie niet worden verantwoord en vastgesteld.

Ja, álle samenwerkingspartners moeten een DSA ondertekenen. Een nieuwe samenwerkingspartner moet ook gegevens met de penvoerder delen, zodat de penvoerder aan de verplichtingen van de regeling kan voldoen, waaronder het beleidsonderzoek en de (eind)verantwoording van de subsidie inclusief controle door de accountant.

Nee, u mag alleen het format van DUS-I gebruiken. De penvoerders ontvangen te zijner tijd een e-mail met een linkje naar dit formulier.