Naar aanleiding van het webinar over de subsidieverantwoording binnen de Kaderregeling OCW, SZW en VWS ontvingen wij diverse vragen. Op deze pagina vindt u de antwoorden op de meest gestelde vragen.
Ja. Het formulier “Formulier subsidievaststelling behorend bij artikel 7.1 van de Kaderregeling subsidies OCW, SZW en VWS” blijft van kracht zolang dit onderdeel is van de subsidieverantwoording.
Raadpleeg altijd de actuele informatie op de website van DUS-I en uw verleningsbeschikking.
Nee, mocht u nog onverhoopt vragen hebben naar aanleiding van de webinar kunt u ons e-mailen op kaderregelingvws@minvws.nl.
De verantwoording van toekenningen waarbij sprake is van OVA zijn allemaal instellingssubsidies. Wanneer u de OVA-brief heeft ontvangen, past u zelf in de begroting de posten 'directe loonkosten' bij elke activiteit aan met het percentage van de OVA. Bij de realisatie vult u overal, dus ook bij de 'directe loonkosten', het gerealiseerde bedrag in. Op die manier kunt u het aangepaste begrotingsbedrag bij elke post vergelijken met elk gerealiseerd bedrag en eventueel verschillen toelichten conform artikel 7.8, lid 3, van de Kaderregeling subsidies OCW, SZW en VWS.
Bij online-informatie is het belangrijk dat de accountant kan vaststellen welke informatie onderdeel uitmaakt van de verantwoording. Dit kan bijvoorbeeld door:
- Een PDF-export of schermafdruk van de website op te nemen.
- De documenten te dateren.
- Een verwijzing naar de betreffende webpagina op te nemen.
De accountant bepaalt uiteindelijk op welke wijze voldoende zekerheid kan worden verkregen.
Dat mag zeker. Wanneer de antwoordruimte in het formulier onvoldoende is om de activiteiten goed toe te lichten, kunt u een aanvullend activiteitenverslag toevoegen.
Houd de toelichting wel beknopt en relevant en indien u vanuit het aanvraagformulier verwijst naar aanvullende documenten moet de accountant deze stukken ook waarmerken.
In sommige gevallen volstaat een globale specificatie, terwijl in andere gevallen een nadere uitsplitsing wordt gevraagd, bijvoorbeeld van personeelskosten per functie of tarief.
Volg altijd de aanwijzingen in de verleningsbeschikking(en) en eventuele verzoeken om aanvullende informatie.
Ja, in principe wordt gekeken naar verschillen per begrotingspost. Wanneer sprake is van significante afwijkingen is een toelichting vereist.
Een verschil tussen het begrote en gerealiseerde bedrag van ten minste 20% van een afzonderlijke begrotingspost moet worden toegelicht, tenzij het verschil met die begrotingspost lager is dan € 25.000.
In sommige gevallen kan een toelichting op een totaalpost, zoals personeelskosten, volstaan - mits daarmee de afwijking voldoende wordt verklaard.
Ja, in veel gevallen kan uitstel worden aangevraagd. Dien uw verzoek altijd vóór de uiterste indieningsdatum in en motiveer waarom uitstel nodig is.
Een verzoek om uitstel moet schriftelijk worden ingediend en kan per e-mail worden gestuurd naar kaderregelingVWS@minvws.nl. Vermeld hierbij altijd het zaaknummer.
De duur van het uitstel verschilt per situatie en wordt door DUS-I beoordeeld.
Ja, accountantskosten mogen doorgaans worden opgevoerd als subsidiabele kosten, voor zover deze noodzakelijk zijn voor de subsidieverantwoording. Het is belangrijk dat u deze kosten bij de subsidieaanvraag opneemt in de begroting.
Meldingen in het kader van de meldingsplicht moeten schriftelijk worden ingediend bij DUS-I. Indien nodig stemt DUS-I de melding verder af met de betreffende beleidsdirectie.
U kunt uw melding sturen naar kaderregelingVWS@minvws.nl. Vermeld hierbij altijd het zaaknummer.
Let op! Dien een melding zo snel mogelijk in zodra zich een situatie voordoet die van invloed kan zijn op de uitvoering van de gesubsidieerde activiteiten of de subsidievoorwaarden. Deze meldingsplicht geldt gedurende de gehele subsidieperiode.
Kosten die betrekking hebben op de subsidieperiode mogen worden meegenomen in de subsidieverantwoording, ook als de facturen pas na afloop van de subsidieperiode worden ontvangen of betaald. Dit geldt bijvoorbeeld voor accountantskosten voor de eindverantwoording.
Het definitieve verantwoordingsformulier ontstaat vaak pas na het indienen in het Subsidieplatform.
In de praktijk wordt meestal gewerkt met:
- Een PDF-export van de definitieve indiening.
- Ondertekening of waarmerking van deze export door de accountant.
- Toevoeging van het gewaarmerkte document als bijlage indien daarom wordt gevraagd.
Stem hierover altijd af met uw accountant.
De subsidieverantwoording bestaat uit het vaststellingsformulier. U kunt de activiteitenbeschrijving opnemen in het formulier zelf of als aparte bijlage toevoegen.
Verwijst u in het vaststellingsformulier naar aanvullende documenten? Dan moeten deze documenten ook worden ondertekend. Bij omvangrijke documenten kan digitaal ondertekenen uitkomst bieden.
In veel gevallen kunnen noodzakelijke accountantskosten alsnog worden opgenomen in de subsidieverantwoording, mits deze direct samenhangen met de verantwoording van de subsidie.
Controleer altijd of de verleningsbeschikking of de subsidieregeling voorwaarden of beperkingen stelt aan het opvoeren van deze kosten.
Wanneer het lastig is om exact sluitende uurtarieven te verantwoorden, kan soms worden volstaan met een totaalbedrag, mits dit voldoende onderbouwd kan worden.
Wanneer tijdens de uitvoering nieuwe functies of tarieven ontstaan die niet vooraf in de begroting stonden, kunt u deze toelichten in de verantwoording.
Licht duidelijk toe:
- Waarom de wijziging nodig was.
- Hoe de kosten zijn opgebouwd.
- Hoe deze aansluiten op de subsidiabele activiteiten.
Nee, een uitgebreid activiteitenverslag is niet verplicht. In veel gevallen volstaat een korte toelichting in het vaststellingsformulier.
Wel kunnen aanvullende documenten, berekeningen of een uitgebreider verslag worden toegevoegd wanneer dit de verantwoording verduidelijkt.
DUS-I werkt voortdurend aan de verbetering van het Subsidieplatform en de verantwoordingsprocessen. Signalen uit de praktijk, zoals het gebruik van totaalregels per activiteit, worden meegenomen in de doorontwikkeling.
Nieuwe medewerkers kunnen meestal worden opgenomen in de realisatie, mits:
- de werkzaamheden binnen de subsidiabele activiteiten vallen;
- de kosten redelijk en onderbouwd zijn;
- de wijziging goed wordt toegelicht.
Meer informatie kunt u vinden op onze website www.dus-i.nl. Mocht u verder nog vragen hebben naar aanleiding van de bovenstaande vragen, kunt ons e-mailen via het emailadres kaderregelingvws@minvws.nl.