Voorschriften jaarverslaggeving niet-bekostigde instellingen

Publicatie | 16-10-2025

In artikel 9.2 van de Kaderregeling subsidies OCW, SZW en VWS staat dat de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap kan bepalen dat de financiële verantwoording van de subsidie gebeurt in de jaarverslaggeving, overeenkomstig vastgestelde voorschriften. Op deze pagina staan die voorschriften.

De voorschriften gelden alleen als in de beschikking tot subsidieverlening is bepaald dat de jaarverslaggeving kan worden overgelegd ter verantwoording van de subsidie.
De voorschriften betreffen de financiële verantwoording van projectsubsidies van €125.000 of meer. Ook instellingssubsidies kunnen volgens deze voorschriften worden verantwoord.
De jaarverslaggeving betreft de financiële verantwoording en komt slechts in de plaats van het financieel verslag. Het ontslaat de instelling niet van de verplichting tot het leveren van een activiteitenverslag (artikel 7.8 van de Kaderregeling subsidies OCW, SZW en VWS), tenzij in de beschikking anders is bepaald.
Is in de beschikking tot subsidieverlening bepaald dat ook de activiteiten worden verantwoord via de jaarverslaggeving? Dan zijn daarop ook deze voorschriften, specifiek bepaling 6, hierop van toepassing.
De voorschriften betreffen:
- algemeen voorschrift ten aanzien van de jaarverslaggeving – bepaling 1
- algemeen voorschrift ten aanzien van de subsidieverantwoording – bepaling 2
- voorschrift omtrent de financiële verantwoording van projectsubsidies – bepaling 3
- voorschrift omtrent de financiële verantwoording van instellingssubsidies – bepaling 4
- voorschrift omtrent de financiële verantwoording van egalisatiereserve – bepaling 5
- voorschrift omtrent de verantwoording van activiteiten – bepaling 6

Bepaling 1 – algemeen voorschrift ten aanzien van de jaarverslaggeving

Voor de inrichting en indiening van de jaarverslaggeving van niet bekostigde instellingen is van toepassing Titel 9 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, met uitzondering van de afdelingen 1, 11, 12 en 14 tot en met 16.
De Richtlijnen voor de jaarverslaggeving voor grote en middelgrote rechtspersonen van de Raad voor de Jaarverslaggeving zijn van toepassing op de jaarverslaggeving van niet bekostigde instellingen. Hiervan zijn in het bijzonder de richtlijnen RJ 400 Jaarverslag (bestuursverslag) en RJ 640 Organisaties zonder winststreven van belang als uitgangspunt voor de inrichting van de jaarverslaggeving.
In afwijking van het bepaalde in afdeling 13 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, is het niveau van de inrichting en indiening van de jaarrekening de enkelvoudige jaarrekening. Indien een niet bekostigde instelling beslissende zeggenschap heeft in een andere rechtspersoon en de consolidatiebepalingen zijn van toepassing, voegt de instelling de geconsolideerde jaarrekening als bijlage toe aan de enkelvoudige jaarrekening.
In afwijking van artikel 411 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek en in lijn met voorschrift RJ640.310 e.v., wordt in de jaarrekening de balanspost 'Eigen Vermogen' zodanig ingericht, dat onderscheid wordt gemaakt tussen middelen die afkomstig zijn uit 's Rijks kas, en middelen die worden beschouwd als private geldstromen. Op het gedeelte van het eigen vermogen dat is verkregen of opgebouwd uit middelen die afkomstig zijn uit 's Rijks kas, blijven de eisen van rechtmatige besteding van toepassing.
Indien een niet bekostigde instelling een egalisatiereserve heeft gevormd en aan de besteding daarvan nadere voorwaarden zijn verbonden, wordt deze op de balans opgenomen onder de categorie Bestemmingsfondsen, met als nadere aanduiding “publiek”.
De jaarrekening wordt voorzien van een controleverklaring afgegeven door een accountant als bedoeld in artikel 393 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, met inachtneming van het bepaalde in artikel 9.2, tweede lid, van de Kaderregeling subsidies OCW, SZW en VWS.
Het volledige jaarverslag wordt ingediend bij de in de beschikking tot subsidieverlening aangegeven instantie vóór 1 juli volgend op het verslagjaar, tenzij daartoe anders is bepaald.
Indien de instelling meent goede gronden te hebben voor afwijking van deze voorschriften voor de jaarverslaggeving, worden deze zo spoedig mogelijk ter instemming aan de minister van OCW voorgelegd en in het jaarverslag uitdrukkelijk genoemd en gemotiveerd.
De minister kan afwijken van deze voorschriften voor zover hij dat noodzakelijk acht.

Bepaling 2 – algemeen voorschrift ten aanzien van de subsidieverantwoording

Elke subsidie wordt in de jaarverslaggeving opgenomen:

volgens normen die in het maatschappelijk verkeer als aanvaardbaar worden beschouwd,
zodanig dat een verantwoord oordeel kan worden gevormd omtrent de kosten en opbrengsten van de activiteit(en) waarvoor de subsidie is verleend en die werkelijk zijn verricht,
zodanig dat een verantwoord oordeel kan worden gevormd over de egalisatiereserve, indien van toepassing,
zodanig dat deze aansluit bij de verlening en de nodige informatie geeft om de subsidie vast te stellen.

Bepaling 3 – voorschrift omtrent de financiële verantwoording van projectsubsidies

Voor de financiële verantwoording van projectsubsidies wordt jaarlijks danwel model 3.1, danwel model 3.2 in de jaarverslaggeving opgenomen:

Tijdens de looptijd, waarbij subsidie doorloopt in een volgend boekjaar: model 3.1:

Model 3.1: financiële verantwoording van projectsubsidies doorlopend in een volgend boekjaar
Naam van de projectsubsidie	Beschikkings-nummer	Bedrag van de verlening	Saldo nog te besteden begin verslagjaar A*	Ontvangen in verslagjaar B	Bijdragen derden in verslagjaar C	Eigen bijdrage in verslagjaar D	Totale opbrengsten in verslagjaar E (B+C+D)	Kosten in verslagjaar F	Saldo nog te besteden ultimo verslagjaar G* (A+B+E-F)


Totaal

* Saldo nog te besteden begin boekjaar t (A_t) = Saldo nog te besteden ultimo verslagjaar t-1 (G_t-1)

Aan het eind van de looptijd, waarbij subsidie afloopt ultimo verslagjaar: model 3.2:

Model 3.2: financiële verantwoording van projectsubsidies aflopend ultimo verslagjaar
Naam van de projectsubsidie	Totaal kosten		Totaal bijdragen derden		Totaal eigen bijdrage		Totaal subsidiebesteding
	begroot A	gerealiseerd B	begroot C	gerealiseerd D	begroot E	gerealiseerd F	begroot A-C-E	gerealiseerd B-D-F


Totaal

Bepaling 4 – voorschrift omtrent de financiële verantwoording van instellingssubsidies

Instellingssubsidie wordt in de jaarverslaggeving financieel verantwoord door opname van model 4:

Model 4: financiële verantwoording van instellingssubsidie ultimo subsidieperiode
Beschikkingsnummer:
Activiteit	Bedrag van de verlening	Personele kosten	Kosten inhuur externen	Kosten materieel (overige kosten)	Totaal kosten A+B+C	Bijdragen derden	Eigen bijdrage¹	Totaal besteding D-E-F	Exploitatie-resultaat H-G	Toevoeging/ onttrekking egalisatiereserve²



Totaal
	H	A	B	C	D	E	F	G	I	I * H / (F+H)

¹ De in het besluit tot verlening vermelde begrote eigen bijdrage of de gerealiseerde eigen bijdrage als deze hoger is dan de begrote eigen bijdrage.
² Dat deel van het exploitatieresultaat dat toe te rekenen is aan het verleende subsidiebedrag (artikel 8.9 lid 3).

Bepaling 5 – voorschrift omtrent de financiële verantwoording van egalisatiereserve

De egalisatiereserve wordt gevormd met inachtneming van artikel 8.7 tot en met 8.9 van de Kaderergeling subsidies OCW, SZW en VWS.
De egalisatiereserve wordt gevormd door een toevoeging bij een positief exploitatieresultaat en een onttrekking bij een negatief exploitatieresultaat.
De egalisatiereserve bedraagt minimaal €0 en maximaal 10% van het bij het besluit tot verlening bepaalde bedrag van de instellingssubsidie dan wel ten hoogste een lager percentage dat door de minister bij de beschikking tot verlening is bepaald.
De instellingssubsidie wordt in de jaarrekening opgenomen onder de categorie Bestemmingsreserve, met als nadere aanduiding “publiek” en middels een verloopoverzicht gespecificeerd (model 5.1):

Model 5.1
Stand egalisatiereserve begin boekjaar	€ xxxxxx

+ toevoeging
- onttrekking

Stand egalisatiereserve einde boekjaar	€ xxxxxx

De mutatie (onttrekking/toevoeging) wordt als volgt gespecificeerd (model 5.2):

Model 5.2
Mutatie egalisatiereserve*
Verleende instellingssubsidie voor verrichte activiteiten	€ xxxxxx
+ Eigen bijdrage gesubsidieerde activiteiten	€ xxxxxx
+ Bijdragen van derden voor gesubsidieerde activiteiten	€ xxxxxx
Totaal baten gesubsidieerde activiteiten	€ xxxxxx
- Lasten gesubsidieerde activiteiten	€ xxxxxx
Resultaat	€ xxxxxx
(Verleende instellingssubsidie / Totaal baten) x Resultaat	€ xxxxxx

* Alle bedragen volgens de financiële verantwoording.

Bepaling 6 – voorschrift omtrent de verantwoording van activiteiten

Indien in de beschikking tot subsidieverlening is bepaald dat ook de activiteiten worden verantwoord via de jaarverslaggeving, dan geschiedt dat in het bestuursverslag.
In het bestuursverslag wordt hiervoor een aparte, duidelijk te onderscheiden, paragraaf toegevoegd met de titel ‘activiteitenverslag [naam subsidie].
De paragraaf bevat:
- een overzicht van de gerealiseerde activiteiten waarvoor subsidie is verstrekt,
- een beschrijving van de aard, omvang, duur en wijze van uitvoering van de gerealiseerde activiteiten waarvoor subsidie is verstrekt,
- een beschrijving van de met de activiteiten gerealiseerde doelstellingen, resultaten of producten,
- voor zover van toepassing, een beschrijving in hoeverre is voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen, en
- voor zover van toepassing, een vergelijking van de gerealiseerde activiteiten en doelstellingen en de in het activiteitenplan voorgenomen activiteiten en nagestreefde doelstellingen en een toelichting op de verschillen.