Verantwoorden subsidie

Het Subsidieportaal zet in het overzicht subsidies een aanvraag vaststelling voor subsidie klaar. Dit gebeurt 2 tot 3 maanden voor de verantwoordingsdatum. Selecteer de gewenste subsidie door te dubbelklikken.

Aanvraag vaststelling subsidie

Na selectie verschijnt de eerste Subsidieportaal-pagina van de aanvraag vaststelling.

Als het gaat om subsidies op grond van artikel 1.5. onder c. sub 2 van de Kaderregeling subsidies OCW, SZW en VWS  onder de € 125.000, dan wordt de verklaring inzake werkelijke kosten en opbrengsten direct gepresenteerd in het subsidieportaal VWS. Dit geldt ook voor subsidies op grond van artikel 1.5. onder b. van de Kaderregeling subsidies OCW, SZW en VWS inzake de verklaring prestatie-eenheden. Maak dan geen gebruik van de hieronder genoemde afwijkende formulieren.

Gaat het om subsidies op basis van artikel 8 onderdeel d van de Kaderregeling VWS-subsidies onder de € 125.000? Dan gebruikt u een afwijkend formulier. Namelijk de verklaring inzake werkelijke kosten en opbrengsten. Bij subsidies op basis van artikel 8 onderdeel b van de Kaderregeling VWS-subsidies, gebruikt u ook een afwijkend formulier. Namelijk de verklaring prestatie-eenheden.

Pagina: Uw gegevens

De pagina 'Uw gegevens' omvat instellingsgegevens die u als aanvrager moet controleren. Zijn deze gegevens niet correct? Dan moet u een schriftelijk verzoek tot wijziging indienen. De wijziging moet rechtsgeldig ondertekend zijn. Controleer ook de contactgegevens.

Pagina: Uitvoering activiteiten

U moet hier eerst verklaren dat de activiteiten volledig zijn uitgevoerd. Is dit niet het geval? Dan moet u dit toelichten in de verantwoording bij die individuele activiteit(en).

Daarna volgt de vraag of er al eerder afwijkingen in de uitvoering van activiteiten bij VWS zijn aangemeld. Is dat zo dan moet u dit bij de verantwoording van die activiteit melden. Als laatste moet u aangeven of een controleverklaring nodig is. Zie hiervoor ook het overzicht in te sturen documenten bij de verantwoording (zie onder). Gaat het om verantwoording van een instellingssubsidie? Dan moet u ook nog een opgave geven van de door de instelling berekende stand van de egalisatiereserve.

Pagina: Activiteiten

Voor elke activiteit die tijdens de verleningsaanvraag is opgegeven, heeft het Subsidieportaal een pagina aangemaakt. De gegevens zijn al ingevuld door het Subsidieportaal. Vul in de laatste kolom het te verantwoorden bedrag in. Het resultaat wordt automatisch berekend (totale lasten minus de totale baten). Vul tot slot de rubrieken 'behaald resultaat' en 'afwijkingen' in. Ook als er geen afwijkingen zijn moet u dit melden. 

Pagina: Financiële verantwoording

De pagina 'Financiële verantwoording' toont de berekeningen die het systeem heeft uitgevoerd. Dat is nadat u de verantwoordingsgegevens per activiteit heeft ingegeven. Het gaat om het resultaat en de te verwachten vaststelling, als alle activiteiten zijn uitgevoerd. En als de verantwoording helemaal goed is. Afhankelijk van het resultaat geeft het Portaal aan wat het te verwachten bedrag is.

Heeft u aangegeven dat de activiteiten niet volledig zijn uitgevoerd? Dan berekent het Subsidieportaal het te verwachten resultaat. En  het te verwachten vast te stellen bedrag en de egalisatiereserve (bij instellingssubsidies) niet.

Pagina: Documenten toevoegen

Hier kunt u digitaal documenten bij de aanvraag voegen. Geef bij documentsoort aan wat voor document het is. Soms zijn bijlagen verplicht. Zie hiervoor de subsidieregeling en het overzicht 'Welke bijlagen meesturen bij de subsidieverantwoording?', hieronder.

Pagina: Opmerkingen

Tenslotte kunt u nog opmerkingen of extra informatie toevoegen. U sluit af door op 'Naar verzenden'te drukken. De aanvraag is nu compleet en staat in het overzicht 'subsidies' met de status Verzendklaar.

Pagina: Aanvraag verlening verzenden

U moet gemachtigd zijn om de aanvraag te verzenden. Heeft u niet de genoemde autorisatie? Dan is de stap 'Verzenden' niet te activeren. Gebruikers die de rol van Verzender hebben, kunnen de aanvraag wel digitaal verzenden. Via 'Verzenden' geeft u aan dat de aanvraag naar waarheid is ingevuld. Daarna wordt de aanvraag naar VWS verzonden.

Welke bijlagen meesturen met de subsidieverantwoording?

U moet het financieel- en inhoudelijk verslag (het voorgeschreven formulier) altijd indienen. Raadpleeg het onderstaande overzicht om vast te stellen welke andere informatie nog meer verplicht is.

Controleverklaringen voor VWS-subsidies

Is een controleverklaring verplicht? Dan moet het aanvraagformulier tot subsidievaststelling door een accountant zijn gecontroleerd en gewaarmerkt.

De Kaderregeling VWS-subsidies is van toepassing op alle vóór 1 april 2016 aangevraagde VWS-subsidies of op VWS-subsidies die vóór 1 april 2016 al zijn verleend (en al dan niet in een later stadium zijn herzien). Hiervoor geldt het controleprotocol bij de Kaderregeling VWS-subsidies.

Het accountantsprotocol voor OCW, SZW en VWS is van toepassing op alle ná 1 april 2016 aangevraagde VWS-subsidies, niet zijnde een herziene aanvraag, op basis van de Kaderregeling OCW, SZW en VWS.

In het protocol staan per accountantsproduct de onderzoeksaanpak en het rapporteringsmodel beschreven. Het protocol bevat de volgende accountantsproducten:

  • assurance-rapport bij een verantwoording over de gerealiseerde prestatie-eenheden;
  • controleverklaring bij het aanvraagformulier tot subsidievaststelling;
  • rapport van feitelijke bevindingen;
  • controleverklaring bij verantwoording in de jaarverslaggeving van niet bekostigde instellingen (niet bestemd voor VWS).

Is de subsidie verleend op basis van een andere subsidieregeling of een aanvullend beleidskader? Dan moet het bij de subsidieregeling/het beleidskader behorende accountantsprotocol en controleverklaring en rapport van feitelijke bevindingen worden gebruikt. De subsidieregeling en het beleidskader is opgenomen in de subsidieverlening brief. Bij onduidelijkheden kunt u contact met ons opnemen.