Toelichting bij het formulier subsidievaststelling OCW-subsidie

Publicatie | 16-10-2025

Formulier subsidievaststelling

Gebruik het Formulier vaststelling OCW-subsidie. Vul het formulier volledig in, anders moet u mogelijk een deel van uw subsidie terugbetalen.

Bij een verantwoording met accountantsverklaring, moet het formulier op elke pagina zijn gewaarmerkt. Stuur een gescande versie van het ondertekende formulier met bijlagen naar OCWsubsidieskaderregeling@minvws.nl.

Aanvraagtermijn subsidievaststelling

U vraagt subsidievaststelling aan:

• binnen 22 weken na de datum waarop de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend uiterlijk moeten zijn uitgevoerd, of
• binnen 22 weken na afloop van het boekjaar waarvoor de subsidie is verleend.

1. NAW-gegevens en overige gegevens van uw instelling

De contactpersoon is veelal niet degene die de aanvraag ondertekent en kan een andere persoon zijn dan de projectleider (met name bij projectsubsidies).

Een bevoegd gezag- of crediteurennummer is een uniek nummer, dat bij de eerste subsidieaanvraag aan uw instelling is toegekend. Heeft u al eerder een subsidie van OCW ontvangen? Dan staat dit nummer in een voorgaande subsidiebeschikking.

IBAN (bankrekeningnummer) waarop de eventueel te verlenen subsidie wordt gestort.

Deze vraag hoeft u alleen in te vullen als het bij de subsidieaanvraag opgegeven bankrekeningnummer niet meer actueel is.

Stuur in de volgende gevallen een recent bankafschrift mee:

• U vraagt voor het eerst een subsidie aan bij OCW.
• U wilt de subsidie op een andere bankrekening te ontvangen dan u eerder bekend heeft gemaakt.

2. Kenmerken subsidieaanvraag

Het referentienummer subsidieaanvraag staat in de eerder ontvangen verleningsbeschikking.

Het kenmerk verleningsbeschikking(en) is het briefkenmerk van de eerder ontvangen verleningsbeschikking(en). In geval van herziening zullen meerdere verleningsbeschikkingen voor de betreffende subsidieaanvraag zijn afgegeven.

5. Ondertekening

Bij gezamenlijke bevoegdheid moeten minimaal 2 bevoegde personen tekenen. Is dat niet mogelijk? Gebruik dan een machtiging en stuur deze mee. Een aanvraag ondertekend bij afwezigheid (b.a.) of in opdracht (i.o) kunnen wij niet accepteren.

Model A Activiteitenverslag

Een activiteitenverslag is een verslag waarvan de inrichting voor zover van toepassing overeenkomt met de inrichting van het activiteitenplan en dat:

• een overzicht bevat van de gerealiseerde activiteiten waarvoor subsidie is verstrekt,
• de aard, omvang, duur en wijze van uitvoering beschrijft van de gerealiseerde activiteiten waarvoor subsidie is verstrekt,
• de met de activiteiten gerealiseerde doelstellingen, resultaten of producten beschrijft,
• voor zover van toepassing, beschrijft in hoeverre is voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen, en
• voor zover van toepassing, een vergelijking bevat van de gerealiseerde activiteiten en doelstellingen en de in het activiteitenplan voorgenomen activiteiten en nagestreefde doelstellingen en een toelichting op de verschillen geeft.

Model B Financieel verslag

Een financieel verslag is een verslag dat:

• volgens normen die in het maatschappelijk verkeer als aanvaardbaar worden beschouwd, een zodanig inzicht geeft dat een verantwoord oordeel kan worden gevormd omtrent de kosten en opbrengsten per gerealiseerde activiteit waarvoor de subsidie is verleend en die werkelijk zijn verricht,
• aansluit bij de begroting en de nodige informatie geeft om de subsidie vast te stellen,
• per post is voorzien van een toelichting, en
• vergezeld gaat van:
  • een controleverklaring, en
  • een rapport van feitelijke bevindingen omtrent de naleving van de aan de verleende subsidie verbonden verplichtingen door de subsidieontvanger, opgesteld door een accountant overeenkomstig een door de minister vastgesteld model met inachtneming van een door de minister vastgesteld accountantsprotocol.

In de subsidieverleningsbeschikking onder het kopje ‘Verantwoording’ staat of en zo ja welk accountantsproduct wordt gevraagd. Het is niet toegestaan om van de modellen af te wijken.

Bij invulling van de specificatie gerealiseerde kosten en financiering per activiteit wordt automatisch het totaaloverzicht van de gerealiseerde kosten en de financiering van alle activiteiten gegenereerd. U hoeft dit deel dus niet handmatig in te vullen.

Model C Verklaring inzake werkelijke kosten en opbrengsten

Een verklaring inzake werkelijke kosten en opbrengsten is een verklaring waarin de subsidieontvanger aantoont:

• dat de activiteiten waarvoor de subsidie is verstrekt zijn uitgevoerd, voorzien van een korte toelichting,
• dat aan de aan de verleende subsidie verbonden verplichtingen is voldaan,
• wat het totale bedrag is van de gerealiseerde kosten van de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend en die werkelijk uitgevoerd zijn,
• wat het totale bedrag van de gerealiseerde opbrengsten is, en wat het totale bedrag van de gerealiseerde eigen bijdrage is.

De inrichting van de verklaring komt overeen met de inrichting van de begroting en het activiteitenplan.

Model D Verantwoording inzake de gerealiseerde prestatie-eenheden

Model D vult u in als subsidie is verleend voor een bedrag per gerealiseerde prestatie-eenheid, waarvan de hoogte bij de verlening is benoemd.

Het vast te stellen subsidiebedrag is gebaseerd op maximaal het maximum aantal prestatie-eenheden dat bij de verlening is genoemd.

Is het vast te stellen subsidiebedrag €125.000 of meer? Dan voegt u bij de verantwoording over de gerealiseerde prestatie-eenheden een assurancerapport en een rapport van feitelijke bevindingen van een accountant. In de subsidieverleningsbeschikking onder het kopje ‘Verantwoording’ staat of en zo ja welk accountantsproduct wordt gevraagd. Het is niet toegestaan om van de modellen (model B Financieel verslag en de modellen in het accountantsprotocol) af te wijken.