Handreiking administratie Samen Opleiden Landelijk dekkend netwerk onderwijsregio's 2026-2029
Publicatie | 19-09-2025
Op deze pagina staat uitgelegd wat onderwijsregio's moeten bijhouden in de administratie van studenten en zij-instromers voor Samen Opleiden.
De subsidieregeling Landelijk dekkend netwerk onderwijsregio’s 2026-2029 verplicht de penvoerder om het aantal studenten en zij-instromers per schooljaar te registreren. Deze administratie moet inzichtelijk en controleerbaar zijn en voldoende basis bieden voor correcte rapportages. De penvoerder levert de administratie bij ons aan.
Uit een door ons uitgevoerde steekproefcontole over subsidiejaar 2024 bleek dat er onduidelijkheid bestond over wat precies geregistreerd moet worden. Daarom geeft deze handreiking meer duidelijkheid over de eisen aan de administratie en antwoord op veelgestelde vragen, zoals hoe te handelen bij fusies of opheffingen van vestigingen. Ook bevat de handreiking praktische handvatten voor een goede inrichting van de administratie.
Kwaliteitskader Samen Opleiden in de Onderwijsregio
In de wijzigingsregeling Landelijk dekkend netwerk onderwijsregio’s 2026–2029 verwijst het ministerie naar het Kwaliteitskader Samen Opleiden in de Onderwijsregio. Dit kader vervangt het eerdere Kwaliteitskader Samen Opleiden & Inductie en richt zich op de kwaliteit van Samen Opleiden en de verantwoordelijkheid van de onderwijsregio. Het kader ondersteunt de onderwijsregio bij het realiseren van de 100% Samen Opleiden-ambitie.
Binnen het kader spelen partnerschappen een centrale rol. Een partnerschap is een samenwerking van lerarenopleidingen, schoolbesturen en scholen die samen verantwoordelijk zijn voor het Samen Opleiden van aanstaande leraren.
De onderwijsregio bepaalt zelf hoe de opleidingsinfrastructuur eruitziet en welke partnerschappen, scholen en vestigingen deelnemen. Alleen studenten en zij-instromers die op deze vestigingen zijn opgeleid volgens de systematiek van Samen Opleiden en het Kwaliteitskader tellen mee voor het bedrag van €1.250 per student of zij-instromer.
Minimale eisen administratie
Studentnummer of unieke code
Een student is iemand die een lerarenopleiding, een educatieve minor of een educatieve module volgt en binnen een onderwijsregio is opgeleid volgens de systematiek van Samen Opleiden (zie begripsbepaling 'student' in artikel 1 van de regeling).
Neem geen namen of andere persoonsgegevens op in de administratie die u ons toestuurt. Omdat we wel de studenten moeten kunnen identificeren en inzicht willen krijgen in unieke studenten en zij-instromers, raden we aan te werken met een studentnummer of een (fictieve) unieke code. Op deze wijze kunt u dubbeltellingen voorkomen.
Optioneel kunt u in de administratie ook de ‘categorie’ van de student/zij-instromer opnemen: student van lerarenopleiding, educatieve module, educatieve minor of zij-instromer.
Optioneel kunt u de opleiding die de student volgt in de administratie opnemen
Vestigingen
Alleen studenten en zij-instromers die zijn opgeleid volgens de systematiek van Samen Opleiden volgens het Kwaliteitskader, op vestigingen die deelnemen aan de opleidingsinfrastructuur voor Samen Opleiden kunnen meetellen.
De administratie moet inzichtelijk maken op welke vestiging(en) de student/zij-instromer is begeleid.
Hanteer bij deze vestigingen (ook) de in de RIO vastgelegde gegevens. Bij vestigingen po/vo gaat het om het BRIN6 (00XX00). Bij mbo-vestigingen om de instellingscode (100X999). De (persoons)gegevens van de bestuurder zijn geen onderdeel van de administratie.
Bij de subsidieaanvraag voor Landelijk dekkend netwerk onderwijsregio’s 2026-2029 geeft u de onderstaande gegevens al door. Per bevoegd gezag:
de naam,
het bevoegd gezag nummer,
het vestigingsnummer of de instellingscode zoals vastgelegd in de RIO.
Lerarenopleiding
Het gaat om een bekostigde hoger onderwijsinstelling die een lerarenopleiding, educatieve minor of educatieve module aanbiedt.
Vereist is dat de instelling werkt volgens de systematiek van Samen Opleiden volgens het Kwaliteitskader. Dit betekent dat deze instelling in ten minste één onderwijsregio deel uitmaakt van de opleidingsinfrastructuur voor Samen Opleiden.
Ook studenten/zij-instromers van een instelling die niet deelneemt aan de betreffende onderwijsregio kunnen meetellen in de administratie, zolang de student/zij-instromer is opgeleid op een vestiging die wél onderdeel is van de betreffende onderwijsregio.
Schooljaar 2024/2025
Een schooljaar is het tijdvak van 1 augustus tot en met 31 juli van het daaropvolgende kalenderjaar.
Het subsidiebedrag stellen wij jaarlijks vast. De administratie levert u jaarlijks bij ons aan. Het subsidiebedrag voor het aantal studenten en zij-instromers stellen we jaarlijks bij. Daarom is het van belang dat uit de administratie blijkt in welk schooljaar de student/zij-instromer is opgeleid en begeleid volgens de systematiek van Samen Opleiden.
Een student/zij-instromer kan per schooljaar maar eenmaal meetellen voor het subsidiebedrag van €1.250.
Idealiter maakt de administratie inzichtelijk wat de begin- en einddatum van de praktijkperiode van de student/zij-instromer is geweest. Dit is niet verplicht en hoeft ook niet datumspecifiek (maar kan bijv. ook op maand of semesterniveau). Inzicht in de duur van de praktijkperiode kan de onderwijsregio helpen in het voorkomen van dubbeltellingen in het geval de student/zij-instromer op verschillende vestigingen binnen dezelfde onderwijsregio is opgeleid en begeleid volgens de systematiek van Samen Opleiden.
Als een student/zij-instromer op verschillende vestigingen in verschillende onderwijsregio’s is opgeleid en begeleid is het van belang dat dit blijkt uit de administratie. U kunt een student/zij-instromer niet dubbel meetellen.
Vragen en antwoorden
Neem alleen vestigingen op die behoren tot de onderwijsregio en waar u volgens de systematiek van Samen Opleiden opleidt en begeleidt.
De vestiging moet behoren tot de onderwijsregio. De instelling (met lerarenopleiding, educatieve minor of module) hoeft niet tot de onderwijsregio te behoren. Hierdoor nemen we in de regeling vanaf 2026 een bredere groep studenten mee. In de administratie van de onderwijsregio neemt u daarom de instelling op waar de student is ingeschreven.
U kunt alleen studenten/zij-instromers van vestigingen opvoeren in de administratie die u volgens de systematiek van Samen Opleiden begeleidt. Het is de verantwoordelijkheid van de onderwijsregio om enkel vestigingen op te nemen in de administratie die volgens de systematiek van Samen Opleiden opleiden en begeleiden. Dit is met name een aandachtspunt bij deeltijd en zij-instroom.
Doordat we kijken naar de aantallen studenten/zij-instromers van het voorgaande schooljaar is het mogelijk dat er veranderingen plaats hebben gevonden. Zoals opheffingen, fusies en opening van nieuwe scholen. Geef dit als penvoerder duidelijk aan in de administratie. En geef als penvoerder wijzigingen in deelnemende vestigingen op tijd aan ons door. Zonder deze informatie kunnen wij niet controleren of de opgegeven vestigingen onderdeel zijn van de betreffende onderwijsregio. Zijn er wijzigingen in de partijen die zijn aangesloten bij een onderwijsregio? En moet de samenwerkingsovereenkomst worden aangepast? Meld dit ons via het contactformulier.
In de TKO-regeling was opgenomen dat scholen onder het basistoezicht van de Inspectie van het Onderwijs moeten vallen. Dit betekende concreet dat als een school of afdeling zwak of zeer zwak was, dat deze school of afdeling geen deel mocht uitmaken van het partnerschap. Deze scholen vallen namelijk niet onder het basistoezicht van de Inspectie van het Onderwijs. Studenten (alle varianten voltijd, deeltijd met of zonder aanstelling) die daar worden opgeleid mag u niet meetellen voor de bepaling van de hoogte van de subsidie.
In de wijzigingsregeling 'Landelijk dekkend netwerk onderwijsregio’s 2026-2029' is deze eis niet meer van toepassing. Dit omdat niet meer het partnerschap, maar de onderwijsregio de verantwoordelijkheid heeft voor het borgen, verantwoorden en organiseren van de kwaliteit van het Samen Opleiden. Wel kan het zijn dat u binnen de onderwijsregio beleid heeft opgesteld dat u geen studenten begeleid die niet onder het basistoezicht vallen, maar dit is nu geen criterium meer voor ontvangen van financiering gekoppeld aan Samen Opleiden.
Een student/zij-instromer die wordt opgeleid en begeleid volgens de systematiek van Samen Opleiden kan per schooljaar maar eenmaal meetellen voor het subsidiebedrag. Als een student/zij-instromer gedurende een schooljaar op meerdere vestigingen gedurende een schooljaar een leerwerkplek heeft gehad, is het belangrijk hier duidelijkheid over te geven in de administratie. Dit kan bijvoorbeeld door de betreffende student/zij-instromer dan bij beide vestigingen voor 0,5 mee te tellen.
Aandachtspunt zijn studenten/zij-instromers die tijdens het schooljaar worden opgeleid op vestigingen van verschillende onderwijsregio’s. Een deel van het schooljaar worden zij opgeleid en begeleid op een vestiging in de ene onderwijsregio, een ander deel van het schooljaar op een vestiging in een andere onderwijsregio. U heeft de verantwoordelijk om dit goed in de administratie op te nemen. Ons advies is om dit onderling af te stemmen. Dit kan bijvoorbeeld door de student bij beide onderwijsregio’s voor 0,5 mee te tellen en aan te geven dat deze student ook opgenomen is in administratie van een andere vestiging en andere onderwijsregio.
Gedurende een schooljaar stoppen studenten en zij-instromers met Samen Opleiden, soms ook al na een korte periode. Of stappen studenten over naar een andere vestiging binnen of buiten de onderwijsregio. Het advies is om met elkaar binnen de opleidingsinfrastructuur van de onderwijsregio afspraken te maken over hoe om te gaan met deze ‘studentbewegingen’. Ook is het wenselijk dat onderwijsregio’s elkaar informeren over ‘studentbewegingen’ tussen de onderwijsregio’s.
Studenten en zij-instromers die u op het niveau van het schoolbestuur heeft opgegeven, tellen niet mee in de administratie. Per student/zij-instromer is een gekoppelde vestiging nodig: het BRIN6 (00XX00) bij vestigingen po/vo en de instellingscode (100X999) bij mbo-instellingen.
