Vragen en antwoorden

De IT-audit stelt vast of de ICT-investering voldoet aan de geplande doelstelling en de ICT-oplossingen ‘generiek’ toepasbaar zijn. Dat betekent dat ze zo breed mogelijk moeten worden gebruikt en geen maatwerkoplossingen voor uw instelling zijn.

Dat geldt voor de software en voor de platforms waarop deze wordt gebruikt:

• De IT-audit is verplicht vanaf een verleend subsidiebedrag van € 125.000.
• De IT-audit gebeurt volgens de ‘Richtlijn 3000 Assurance-opdrachten door IT-auditors’. 
• Met de IT-audit wordt de opzet en de uitvoering van gegevensuitwisseling volgens de generieke ICT-oplossing(en) onderzocht. 
• De IT-audit moet leiden tot een zogenoemd goedkeurend oordeel met redelijke mate van zekerheid. 
• Voor het uitvoeren van de IT-audit geldt een zogenoemd normenkader. Hierin staan de voorwaarden voor de subsidie voor dit onderdeel. 
   

Er wordt aan het eind van de subsidieperiode vastgesteld of alle functionaliteiten zijn ingebouwd. Als dit niet helemaal is gebeurd wordt er in de subsidievaststelling een gedeelte van de subsidie teruggevorderd. Er zal per verplichting worden gekeken of deze wel of niet behaald is en aan de hand van een verdeelsleutel wordt er dan tot een terug te vorderen bedrag bepaald.

Het is dus niet zo dat wanneer een gedeelte van de module niet is afgerond het gehele subsidiebedrag wordt teruggevorderd. Als een organisatie voor beide modules subsidie heeft ontvangen, worden deze ook afzonderlijk van elkaar bekeken.

eHerkenning vervangt de controle op de tekenbevoegdheid conform KvK. DUS-I heeft een subsidierelatie met iedere afzonderlijke aanvrager. Daarom moet een medewerker van de aanvrager zelf toegang hebben tot het Subsidieplatform door middel van eHerkenning. Als dit niet lukt mail dan naar InzichtSPF@minvws.nl. Er wordt dan naar een oplossing gezocht. Een blanco vaststellingsformulier is niet beschikbaar, want de aanvraaggegevens en de verantwoordingsgegevens zijn met elkaar digitaal vervlochten in het behandelsysteem van DUS-I. De formulieren worden dus al automatisch met data ingevuld.

Facturen hoeven niet per se te zijn betaald voor 1 juli 2023. Wel moet voor 1 juli 2023 de financiële verplichting aantoonbaar zijn aangegaan (de accountant controleert hierop) en moet ook de subsidiabele activiteit zijn verricht. Alleen activiteiten die binnen de subsidieperiode worden verricht zijn namelijk subsidiabel. Het is dus niet toegestaan om middelen (ook niet personele middelen) te reserveren voor activiteiten uit te voeren na afloop van de subsidieperiode. De accountant houdt uiteraard wel rekening met de gerealiseerde auditorkosten, aangezien deze activiteit per definitie niet binnen de subsidieperiode gerealiseerd kan worden

Er zijn activiteiten die u logischerwijs alleen kunt uitvoeren na afloop van de subsidieperiode, zoals het begeleiden van de auditor en het afsluiten van het gesubsidieerde deel van het project. Deze posten moeten echter al wel zijn opgenomen in de goedgekeurde begroting op basis waarvan de subsidie is verleend of is herzien. Nieuw op te voeren begrotingsposten zijn dus niet toegestaan, aangezien deze niet bij beschikking zijn goedgekeurd. Ook moet u zelf met de accountant afstemmen dat deze kosten worden meegenomen in de financiële verantwoording van de subsidie. De accountant verricht de controlewerkzaamheden conform het controleprotocol en conform de accountancyregels.

Wanneer er bij vaststelling sprake is van een terugbetaling van betaalde voorschotten aan subsidie, dan wordt in de vaststellingsbeschikking het bedrag hiervan opgenomen met de wijze van terugbetaling en de uiterlijke termijn waarbinnen dit moet gebeuren.

De eindverantwoording van een subsidie-aanvrager geldt voor DUS-I als "aanvraag tot vaststelling". DUS-I heeft 22 weken de tijd om deze aanvraag te behandelen. Dus vanaf het moment van indiening van de aanvraag tot vaststelling gaan deze 22 weken lopen.

Voor de module Ontsluiting naar een PGO zijn dit de activiteiten die nodig zijn om de gegevensdiensten BgLZ of BgGGZ en PDF/A conform het afsprakenstelsel MedMij te kunnen ontsluiten naar een PGO. Dit betreft ook projectmatige activiteiten met betrekking tot het zorgproces, organisatie en borging. 

Voor de module eOverdracht zijn dit activiteiten die nodig zijn om de informatiestandaard eOverdracht te kunnen versturen, ontvangen en verwerken. Hieronder vallen ook de projectmatige activiteiten die betrekking hebben op het zorgproces, organisatie en borging. 

• Het ten hoogste verleende subsidiebedrag is opgenomen in een subsidiebeschikking en bedraagt een minimumbedrag van €25.000 en een maximumbedrag van €200.000 per module per zorginstelling.
• Het verschil tussen de begrote kosten en het beschikbare (aangevraagde) subsidie moet zelf of door middel van cofinanciering worden aangevuld.
• Voor de module eOverdracht is een samenwerkingsverband verplicht en worden de kosten voor de projectleider met maximaal €25.000 vergoed.
• Het vast te stellen subsidiebedrag wordt mede gebaseerd op de werkelijk gemaakt kosten en opbrengsten en de mate waarin er per de einddatum van de subsidieperiode is voldaan aan de subsidieverplichtingen tot maximaal het verleende subsidiebedrag.

Normaliter wordt bij lagere subsidiabele kosten (en gelijkblijvende cofinanciering) de subsidie naar beneden bijgesteld en blijft de eigen bijdrage gelijk aan de begrote eigen bijdrage. In feite wordt de aanvrager gehouden aan de eigen bijdrage zoals deze bij de aanvraag tot verlening in de begroting is aangegeven.

Herziening

Door de grote onzekerheid die op dit moment speelt bij het begroten van de kosten voor zowel de PGO als de eOverdracht-module, brengt dit voor subsidieaanvragers (financiële) risico’s met zich mee. Er is daarom een mogelijkheid om gedurende de subsidieperiode een herziening aan te vragen.

Bij deze herziening worden de (begrote) subsidiabele kosten, eigen bijdrage en cofinanciering opnieuw bepaald. Hiermee kan dus de initieel begrote eigen bijdrage naar beneden worden bijgesteld.

Meldingsplicht bij onderbesteding van 10% of meer

Graag ontvangt DUS-I een signaal wanneer duidelijk wordt dat de subsidiabele kosten lager uit zullen vallen dan begroot. Dit valt overigens ook onder de meldingsplicht. Neem contact op wanneer u verwacht een onderbesteding van 10% of meer te hebben.

Wanneer er meer zekerheid is over de daadwerkelijke kosten, kunt u een herzieningsaanvraag indienen. Deze zal vervolgens door DUS-I beoordeeld worden.