Vragen en antwoorden

Dit zijn privaatrechtelijke rechtspersonen die zorg en/of ondersteuning verlenen op grond van:

• de Wet Maatschappelijke Ondersteuning 2015 (Wmo 2015);
• de Wet langdurige zorg (Wlz);
• de Zorgverzekeringswet (Zvw).

Een samenwerkingsverband bestaat uit ten minste drie zorginstellingen die een samenwerkingsovereenkomst hebben getekend. Hiervan moeten minimaal twee zorginstellingen zorg op grond van de Wlz of wijkverpleging op grond van de Zvw of Wmo 2015 verlenen en minimaal één zorginstelling zorg op grond van de Zvw, niet zijnde een organisatie die wijkverpleging levert. 

Een ziekenhuis komt alleen in aanmerking voor de module eOverdracht. Er bestaat voor ziekenhuizen een aparte VIPP-regeling voor ontsluiten naar een PGO.

Nee, de subsidieregeling is alleen bedoeld voor zorginstellingen. Ook de contextanalyse is alleen bedoeld voor deze instellingen.

Een leverancier kan indirect voordeel hebben van de subsidieregeling, afhankelijk van de afspraken die worden gemaakt met de zorginstelling die de aanvraag daadwerkelijk doet.

Er wordt per aanvraag gekeken naar de geoffreerde werkzaamheden van de leverancier(s). 

U kunt deelnemen aan de InZicht-regeling als u al eerder subsidie heeft ontvangen.

Dit geldt alleen niet voor de onderdelen die gelijk zijn met de modules waar u subsidie voor aanvraagt, zoals overlappende zorginformatiebouwstenen.

In uw aanvraag moet u hier bij de begroting rekening mee houden.

U kunt als GGZ-instelling die zorg levert op grond van de Wlz-subsidie ontvangen voor de implementatie van de BgLZ. Dit geldt niet voor de zorginformatiebouwstenen die overlappend zijn met de BgGGZ, waarvoor u al subsidie heeft ontvangen.

In uw aanvraag moet u hier bij de begroting rekening mee houden.

U kunt ook subsidie ontvangen voor de module eOverdracht, mits u voldoet aan de voorwaarden voor het samenwerkingsverband.

Als uw instelling feitelijk Wlz-zorg (of wijkverpleging via de Zvw of Wmo 2015) levert kunt u aanspraak maken op de Ontsluiting naar PGO module.

Het is van belang dat u een privaatrechtelijk rechtspersoon bent (dus ingeschreven staat bij de KvK), en verder is van belang dat u de feitelijk inhoudelijke zorg levert. Dit kan bijvoorbeeld ook via een onderaannemerschapsconstructie.

Op 31 december 2022 heeft u de techniek van de betreffende module(s) ingebouwd en is uw instelling klaar voor gebruik.

Module Ontsluiting naar PGO

Voor de module Ontsluiting naar een PGO betekent dit dat:

• Alle elementen van de Informatiestandaard Basisgegevensset Langdurige Zorg (BgLZ) of Basisgegevensset Geestelijke Gezondheidszorg (BgGGZ) ontsloten moeten zijn naar een PGO.
• Het cliëntinformatiesysteem opgeleverd is met het koppelvlak naar een PGO volgens de BgLZ of de BgGGZ.
• U gebruikmaakt van een ICT-infrastructuur om gegevensuitwisseling mogelijk te maken.
• Uw leverancier voldoet aan het MedMij-afsprakenstelsel.
• De ingebouwde wijzigingen in het zorginformatiesysteem geschikt zijn gemaakt voor een regelmatige update van de geldende standaarden die Nictiz in beheer heeft.
• De werkprocessen zoals vastgelegd in uw plan van aanpak zijn ingevoerd.

Module eOverdracht

Voor de module eOverdracht betekent dit voor alle organisaties in het samenwerkingsverband dat:

• U met de betrokken organisaties binnen het samenwerkingsverband op bestuurlijk niveau schriftelijk afspraken heeft gemaakt over het doel van de samenwerking en de financiële kaders.
• U en uw ICT-leveranciers contractuele afspraken hebben gemaakt over de zorginformatiebouwstenen, conform de informatiestandaard eOverdracht.
• U met de betrokken organisaties binnen het samenwerkingsverband afspraken heeft gemaakt op het gebied van het gebruik van infrastructuur over de eOverdracht en de eOverdracht is mogelijk gemaakt.
• U periodiek schriftelijk uw ervaringen over de infrastructuurkeuze heeft gedeeld met het ministerie van VWS.
• U met de betrokken organisaties binnen het samenwerkingsverband afspraken heeft gemaakt met betrekking tot de eOverdracht, conform het functioneel ontwerp van de informatiestandaard eOverdracht.
• U uw werkproces met betrekking tot de eOverdracht ingericht heeft conform het functioneel ontwerp van de informatiestandaard eOverdracht, waarin een aanmeld- en overdrachtsbericht is uitgewerkt.
• U de registratie rondom de verpleegkundige overdracht heeft teruggebracht naar de bron, dus het EPD en/of ECD.
• U de zib's van de informatiestandaard eOverdracht die overlappen met de Basisgegevensset Zorg kan versturen, ontvangen en verwerken en de overige gegevens uit de informatiestandaard eOverdracht ongestructureerd als opgemaakte tekst kan versturen, ontvangen en tonen. Met uitzondering van overdrachten van ‘care’ organisaties naar ‘cure’ organisaties. Deze overdracht mag geheel ongestructureerd als opgemaakte tekst worden verstuurd, ontvangen en getoond (zie het document resultaatverplichting eOverdracht).
• U voor het uitwisselen van de berichten met betrekking tot de eOverdracht gebruik maakt van de technische specificaties zoals deze zijn opgesteld bij de informatiestandaard eOverdracht (HL7 FHIR).
• U op verzoek van het programmabureau data aan heeft geleverd over de voortgang, ten behoeve van de monitoring van deze voortgang van de implementatie van de module eOverdracht.

De belangrijkste aanpassing is:

• de gewijzigde resultaatverplichting voor de module eOverdracht (zie het document resultaatverplichting eOverdracht); en
• de inspanningsverplichting die de subsidieaanvrager aangaat om de overige zorginformatiebouwstenen in te bouwen.

Verder wordt het bevoorschottingsritme aangepast, waardoor aanvragers in de eerste maand van hun subsidie 50% van het bedrag voorgeschoten krijgen en het resterende bedrag verdeeld over de resterende maanden van de subsidieperiode krijgen uitgekeerd. 

Dit is mogelijk. De inschrijver zit niet vast aan één ICT-leverancier nadat de subsidieaanvraag is ingediend. Wel ontvangt DUS-I graag een melding hiervan.

Er kunnen natuurlijk altijd onvoorziene omstandigheden zijn, buiten uw invloedsfeer waardoor het resultaat niet (volledig) gehaald wordt. De regeling voorziet daarin met een hardheidsclausule. Op het moment dat dit het geval is, zult u de claim wel moeten kunnen onderbouwen.

Terugbetalen na vaststelling

Daarnaast kan terugvordering plaatsvinden bij de subsidievaststelling. De financiering bestaat uit een vooruitbetaling per maand.

Bijvoorbeeld: uw plan geeft aan dat u in 20 maanden een module binnen 1 organisatie realiseert. In het geval van toekenning van de aanvraag van €200.000, ontvangt u €100.000 bij verlening en vervolgens 20 * €5.000.

Aan het einde van de looptijd wordt de subsidie pas vastgesteld. Stel dat u enthousiast begonnen bent, maar op het moment van uitbesteden aan leveranciers geen passende mogelijkheid zag en daardoor niet aan alle resultaatverplichtingen heeft kunnen voldoen, dan wordt een deel van het bedrag teruggevorderd. Dit gebeurt proportioneel aan de hand van de behaalde verplichtingen, mede ook rekening houdend met de werkelijk gemaakte kosten en opbrengsten.

Voor de module Ontsluiting naar een PGO zijn dit de activiteiten die nodig zijn om de gegevensdiensten BgLZ of BgGGZ en PDF/A conform het afsprakenstelsel MedMij te kunnen ontsluiten naar een PGO. Dit betreft ook projectmatige activiteiten met betrekking tot het zorgproces, organisatie en borging. 

Voor de module eOverdracht zijn dit activiteiten die nodig zijn om de informatiestandaard eOverdracht te kunnen versturen, ontvangen en verwerken. Hieronder vallen ook de projectmatige activiteiten die betrekking hebben op het zorgproces, organisatie en borging. 

• Het ten hoogste verleende subsidiebedrag is opgenomen in een subsidiebeschikking en bedraagt een minimumbedrag van €25.000 en een maximumbedrag van €200.000 per module per zorginstelling.
• Het verschil tussen de begrote kosten en het beschikbare (aangevraagde) subsidie moet zelf of door middel van cofinanciering worden aangevuld.
• Voor de module eOverdracht is een samenwerkingsverband verplicht en worden de kosten voor de projectleider met maximaal €25.000 vergoed.
• Het vast te stellen subsidiebedrag wordt mede gebaseerd op de werkelijk gemaakt kosten en opbrengsten en de mate waarin er per de einddatum van de subsidieperiode is voldaan aan de subsidieverplichtingen tot maximaal het verleende subsidiebedrag.

Normaliter wordt bij lagere subsidiabele kosten (en gelijkblijvende cofinanciering) de subsidie naar beneden bijgesteld en blijft de eigen bijdrage gelijk aan de begrote eigen bijdrage. In feite wordt de aanvrager gehouden aan de eigen bijdrage zoals deze bij de aanvraag tot verlening in de begroting is aangegeven.

Herziening

Door de grote onzekerheid die op dit moment speelt bij het begroten van de kosten voor zowel de PGO als de eOverdracht-module, brengt dit voor subsidieaanvragers (financiële) risico’s met zich mee. Er is daarom een mogelijkheid om gedurende de subsidieperiode een herziening aan te vragen.

Bij deze herziening worden de (begrote) subsidiabele kosten, eigen bijdrage en cofinanciering opnieuw bepaald. Hiermee kan dus de initieel begrote eigen bijdrage naar beneden worden bijgesteld.

Meldingsplicht bij onderbesteding van 10% of meer

Graag ontvangt DUS-I een signaal wanneer duidelijk wordt dat de subsidiabele kosten lager uit zullen vallen dan begroot. Dit valt overigens ook onder de meldingsplicht. Neem contact op wanneer u verwacht een onderbesteding van 10% of meer te hebben.

Wanneer er meer zekerheid is over de daadwerkelijke kosten, kunt u een herzieningsaanvraag indienen. Deze zal vervolgens door DUS-I beoordeeld worden. 

De regeling is bewust beperkt, om de haalbaarheid en slaagkans zo groot mogelijk te maken. Het is ook de bedoeling dat er een maatschappelijk doel wordt behaald en hier zal vrijblijvend onderzoek naar worden gedaan.

U wordt hier echter niet op beoordeeld aan het eind van de subsidieperiode. De IT-audit beperkt zich tot de technische kant. 

Start project na indienen aanvraag

De start van het project moet na het indienen van de subsidieaanvraag plaatsvinden. Als u start voordat de aanvraag is gehonoreerd is dit voor eigen risico.

• Wanneer er wel subsidie wordt verleend, zijn ook de kosten gemaakt tussen de datum van subsidieaanvraag en het moment van subsidieverlening opgenomen in de subsidieverlening en de datum van de subsidieverlening subsidiabel.
• Mocht er geen subsidie worden verleend moet u hiervoor de volledige kosten dragen.

U kunt ook wachten tot dat DUS-I uw aanvraag heeft beoordeeld en de subsidie heeft toegekend. Instellingen zijn vrij hun eigen planning te bepalen.

Verschillende startdata PGO en eOverdracht

Het is ook mogelijk om voor de module Ontsluiting naar een PGO en eOverdracht verschillende startdata te hebben. Als u eerst wilt starten met eOverdracht moet de aanvraag voor beide modules gelijktijdig zijn. De modules moeten uiterlijk 31-12-2022 gereed zijn.

Het gaat hierbij om de manier waarom gegevens elektronisch worden uitgewisseld.

Als de DVZA voldoet aan de NEN-normen zijn aan de eisen van deze regeling voldaan. Dit laat onverlet eventuele andere verplichtingen tot certificering.

Idealiter ondersteunt een Basisgegevens Langdurige Zorg beschikbaarstellend systeem de gehele set Basisgegevens Langdurige Zorg.

Vanwege de vele verschillende mogelijke situaties bij een VVT-instelling kunt u een aantal varianten gebruiken van de BgLZ. De te implementeren variant is onder andere afhankelijk van de Medmij-kwalificatie en certificering van uw DVZA.

Vandaar dat het belangrijk is dat u, voordat u in gesprek gaat met mogelijke DVZA’s, inzichtelijk heeft welke ZIB’s (en dus welke variant van de BgLZ) voor uw instelling het meest relevant zijn.

DUS-I wordt graag op de hoogte gesteld van alle veranderingen in het project die kunnen leiden tot het niet exact kunnen volgen van het plan van aanpak, aangezien dit de nodige risico’s met zich mee kan brengen.

De aanvrager moet een melding te doen wanneer duidelijk wordt dat: 

• de subsidiabele activiteiten niet, niet op tijd of niet geheel gaan worden uitgevoerd;
• duidelijk wordt dat er niet aan de verplichtingen gaat worden voldaan; of
• zich andere omstandigheden voordoen die van belang kunnen zijn in het besluit tot wijziging, intrekking of vaststelling van de subsidie.
   

De IT-audit stelt vast of de ICT-investering voldoet aan de geplande doelstelling en de ICT-oplossingen ‘generiek’ toepasbaar zijn. Dat betekent dat ze zo breed mogelijk moeten worden gebruikt en geen maatwerkoplossingen voor uw instelling zijn.

Dat geldt voor de software en voor de platforms waarop deze wordt gebruikt:

• De IT-audit is verplicht vanaf een verleend subsidiebedrag van € 125.000.
• De IT-audit gebeurt volgens de ‘Richtlijn 3000 Assurance-opdrachten door IT-auditors’. 
• Met de IT-audit wordt de opzet en de uitvoering van gegevensuitwisseling volgens de generieke ICT-oplossing(en) onderzocht. 
• De IT-audit moet leiden tot een zogenoemd goedkeurend oordeel met redelijke mate van zekerheid. 
• Voor het uitvoeren van de IT-audit geldt een zogenoemd normenkader. Hierin staan de voorwaarden voor de subsidie voor dit onderdeel. 
   

Het ‘Handboek IT-audit 2019’ is momenteel in revisie. Zodra deze af is wordt deze herschreven voor de nieuwe regeling en uiteindelijk worden gepubliceerd op de website van DUS-I. 

Er wordt aan het eind van de subsidieperiode vastgesteld of alle functionaliteiten zijn ingebouwd. Als dit niet helemaal is gebeurd wordt er in de subsidievaststelling een gedeelte van de subsidie teruggevorderd. Er zal per verplichting worden gekeken of deze wel of niet behaald is en aan de hand van een verdeelsleutel wordt er dan tot een terug te vorderen bedrag bepaald.

Het is dus niet zo dat wanneer een gedeelte van de module niet is afgerond het gehele subsidiebedrag wordt teruggevorderd. Als een organisatie voor beide modules subsidie heeft ontvangen, worden deze ook afzonderlijk van elkaar bekeken.

De keuzemodule medicatieproces is nog niet gereed. Zodra er meer informatie over de module is, plaatsen wij dit op de website. 

In de Subsidiekalender vindt u alle regelingen waarvoor op dit moment subsidie kan worden aangevraagd.