(Ont)regelprojecten zorgaanbieders

De subsidieregeling (Ont)regelprojecten zorgaanbieders stimuleert zorgaanbieders om in de eigen organisatie de administratieve last te verlagen. Het gaat om het verminderen van regeldruk die samenhangt met inkoop of verantwoording binnen zorg die geleverd wordt in het kader van de Zorgverzekeringswet.

Zorgaanbieders kunnen subsidie aanvragen voor activiteiten gericht op het schrappen, veranderen, vereenvoudigen of verduidelijken van administratieve processen in hun eigen organisatie. Het ministerie van VWS deelt goede voorbeelden en geleerde lessen die uit deze activiteiten voortkomen. Hiermee geeft het andere zorgaanbieders inzicht en stimuleert het hen ook aan lastenverlichting in de eigen organisatie te werken.

De subsidieaanvraag moet worden gedaan door één zorgaanbieder, die voldoet aan de vereisten in deze regeling. De activiteiten waarvoor de aanvraag wordt gedaan, kunnen echter samen worden uitgevoerd met andere zorgaanbieders en/of samenwerkingsverbanden.

Om dit mogelijk te maken vragen wij aanvragers 2 documenten aan te leveren:

  1. vooraf een activiteitenplan over de voorgenomen activiteiten
  2. na afronding een korte samenvatting van de uitgevoerde activiteiten en opbrengsten

Deze documenten kunnen we openbaar maken. Ook kunnen we u tijdens de looptijd van de activiteiten vragen om voorlichting over uw project te geven aan andere zorgaanbieders.

In het kort

  • Zorgaanbieders kunnen via deze regeling subsidie aanvragen voor activiteiten gericht op het schrappen, veranderen, vereenvoudigen of verduidelijken van administratieve processen in hun eigen organisatie.
  • Subsidie kan worden verstrekt aan een zorgaanbieder die in ieder geval zorg levert volgens de Zorgverzekeringswet (Zvw).
  • De subsidie bedraagt minimaal €25.000 en maximaal €124.999. U moet ten minste 25% van de kosten voor activiteiten waar u subsidie voor aanvraagt zelf betalen. Dit betekent dat u geen subsidie kunt krijgen voor activiteiten met totale kosten van minder dan €33.333,33.
  • In de derde ronde kunt u subsidie aanvragen van 1 tot en met 30 november 2023.
  • Meer informatie vindt u op deze pagina en in de regeling.
  • Heeft u vragen? Bekijk de vragen en antwoorden of neem contact met ons op.

Voor wie

Subsidie kan worden verstrekt aan een zorgaanbieder die in ieder geval zorg levert volgens de Zorgverzekeringswet (Zvw).

Belangrijke voorwaarden

U kunt deze subsidie aanvragen als u voldoet aan de volgende voorwaarden:

  1. De organisatie is een privaatrechtelijke persoon met volledige rechtsbevoegdheid. De rechtsvormen vof, maatschap, cv en eenmanszaak voldoen niet aan deze voorwaarde.
  2. De activiteiten waar u subsidie voor aanvraagt hebben als doel de administratieve last te verminderen door processen te schrappen, veranderen, vereenvoudigen of verduidelijken.
  3. De administratieve last hangt samen met de eisen voor inkoop en/of verantwoording voor zorg die valt onder de Zorgverzekeringswet (Zvw). De activiteiten mogen ook betrekking hebben op andere zorgdomeinen, zo lang de administratieve last die voortkomt uit de inkoop en/of verantwoording binnen de Zorgverzekeringswet (Zvw) hier onderdeel van zijn.
  4. U biedt (ook) Zvw-zorg en kunt dat aantonen met een contract met één of meerdere zorgverzekeraars geldend op of na 1 juli 2021.
  5. De activiteiten waar u subsidie voor aanvraagt hebben een duurzame impact op de administratieve last van minimaal 10 zorgprofessionals.
  6. U was al voor 1 juli 2020 actief als zorgaanbieder en kunt dit aantonen door een AGB-code of een contract met een zorgverzekeraar.
  7. U betrekt zorgprofessionals bij het opstellen van een activiteitenplan en de uitvoering van de activiteiten.
  8. U heeft verklaard dat u in een periode van 3 jaar maximaal €200.000 subsidie hebt ontvangen die kan worden aangemerkt als staatssteun (de-minimisverklaring).
  9. U start de uitvoering van de gesubsidieerde activiteiten binnen 30 weken na sluiting van een aanvraagperiode. De subsidie wordt verstrekt voor de duur van maximaal 1,5 jaar.

Hoogte en budget

De subsidie bedraagt minimaal €25.000 en maximaal €124.999. U moet ten minste 25% van de kosten voor activiteiten waar u subsidie voor aanvraagt zelf betalen. Dit betekent dat u geen subsidie kunt krijgen voor activiteiten met totale kosten van minder dan €33.333,33. In de toelichting op de regeling vindt u nog enkele rekenvoorbeelden.

Het budget voor deze subsidieregeling is €11,3 miljoen. Dit verdelen we in 3 subsidierondes. Elke ronde heeft een subsidieplafond.

Aanvraagperiode en subsidieplafond per ronde
Aanvraagperiode Subsidieplafond
Ronde 1 1 tot en met 30 september 2022 €2.375.000
Ronde 2 1 tot en met 31 maart 2023 €5.600.000
Ronde 3 1 tot en met 30 november 2023 €3.325.000

Wordt in een aanvraagronde meer subsidie aangevraagd dan het plafond? Dan verdelen wij het subsidiebedrag door te loten. Na de loting wordt beoordeeld of een aanvraag voldoet aan alle gestelde criteria.

De door loting bepaalde volgorde van behandeling van de binnengekomen aanvragen vindt u in de volgende documenten:

Subsidie aanvragen

U kunt weer subsidie aanvragen in de derde ronde van 1 tot en met 30 november 2023.

Het digitale aanvraagformulier bestaat onder meer uit de volgende onderdelen:

Bekijk ook de voorbeeldversie van het aanvraagformulier van ronde 2. Het formulier voor ronde 3 zal vergelijkbaar zijn met het formulier voor ronde 2.

De-minimisverklaring

Bij de aanvraag moet u ook een de-minimisverklaring toevoegen. Hierin staat dat u in een periode van 3 jaar maximaal €200.000 subsidie hebt ontvangen die kan worden aangemerkt als staatssteun.

Subsidiabele kosten voor materieel

De kosten waar u subsidie voor kunt aanvragen, noemen we subsidiabele kosten. Voor materieel zijn niet alle kosten subsidiabel. Lees hoe u de subsidiabele kosten voor materieel kunt berekenen.

Wanneer ontvangt u een reactie op uw aanvraag?

U ontvangt uiterlijk binnen 13 weken na afloop van de aanvraagperiode een besluit over uw aanvraag. Als wij uw aanvraag toekennen ontvangt u het volledige subsidiebedrag binnen één maand als voorschot.

Wat kunt u doen als uw aanvraag is afgewezen?

Het staat u vrij om voor elke ronde een aanvraag in te dienen (maximaal 2 per ronde). U kunt niet voor dezelfde activiteit meerdere keren subsidie ontvangen, kosten zouden dan dubbel gesubsidieerd worden.  Als uw aanvraag is afgewezen raden wij u aan de motivering te bestuderen. Het kan zijn we hebben aangegeven dat uw organisatie niet aan de voorwaarden van deze regeling voldoet.

Resultaten

De resultaten van de eerste aanvraagronde in 2022 vindt u op de resultatenpagina en in de infographic (download als pdf).

Meldingsplicht

U moet direct, maar uiterlijk voor het einde van de subsidieperiode, feiten en omstandigheden die van belang kunnen zijn voor de subsidie aan ons melden.

  • Als u denkt dat de activiteiten waarvoor de subsidie is verstrekt niet, niet op tijd of niet geheel zullen worden uitgevoerd.
  • Als u denkt dat niet, niet op tijd of niet geheel aan de subsidieverplichtingen zal worden voldaan.
  • Als zich andere omstandigheden voordoen of zullen voordoen die van belang kunnen zijn voor een beslissing tot wijziging, intrekking of vaststelling van de subsidie.

Daarvan is in ieder geval sprake als er een onderbesteding is van meer dan 15%.

Als u feiten en omstandigheden die relevant zijn voor de subsidie niet meldt, moet u het mogelijk (deels) terugbetalen.

Verlenging aanvragen

Heeft u meer tijd nodig om het project af te ronden? Dan kunt u maximaal één jaar verlenging aanvragen. Doe dit vóór het einde van de subsidieperiode.

Stuur het ingevulde formulier naar ordzsubsidie@minvws.nl. U ontvangt zo snel mogelijk maar uiterlijk binnen 5 weken een besluit.

Subsidie verantwoorden

Heeft u subsidie ontvangen? Dan moet u deze verantwoorden via een aanvraag tot vaststelling. Dit doet u uiterlijk 22 weken na de datum waarop uw activiteiten moeten zijn uitgevoerd. U verantwoordt uw subsidie met een vaststellingsformulier. U ontvangt van ons bericht wanneer u de verantwoording kunt sturen. U kunt ook vast het voorbeeldformulier bekijken.

De aanvraag tot vaststelling bestaat uit een verklaring van de werkelijke kosten en opbrengsten en aanvullende vragen voor een samenvatting. Hiermee laat u zien dat alle activiteiten zijn uitgevoerd en dat u aan alle verplichtingen heeft voldaan.

Wat heeft u nodig voor de verantwoording?

Het vaststellingsformulier is door ons deels vooraf ingevuld met de door u begrote bedragen per post (personeel, materieel en overige) zoals u deze heeft opgegeven bij uw aanvraag. In het formulier wordt u gevraagd te verklaren wat de werkelijk gemaakte kosten zijn per post. Bij de aanvraag tot vaststelling is géén accountantsverklaring nodig.

Ook wordt u gevraagd om een korte samenvatting van het project te geven. Zoals aangegeven in de regeling kunnen wij de samenvatting en contactgegevens openbaar maken. Hierdoor kunnen andere zorgaanbieders leren van de lessen uit uw activiteiten en hierover contact met u opnemen.

Samenvatting

In de samenvatting geeft u antwoord op de volgende vragen:

  1. In hoeverre zijn uw doelstellingen behaald? Kunt u waar mogelijk de opbrengsten van de activiteiten met cijfers onderbouwen, bijvoorbeeld hoeveel fte minder, de hoeveelheid tijdsbesparing en/of toegenomen medewerkerstevredenheid?
  2. Wat ging goed bij de uitvoering van de activiteiten?
  3. Wat ging minder goed dan verwacht bij de uitvoering van de activiteiten?
  4. Welke tips heeft u voor andere zorgaanbieders die een [ont]regelproject starten?

Meer informatie

Alle informatie vindt u in de regeling en de gewijzigde regeling.

Heeft u vragen? Bekijk de vragen en antwoorden of neem contact met ons op. U ontvangt binnen 2 werkdagen een reactie.

Flyer

In de flyer (download als pdf) vindt u de belangrijkste informatie over deze subsidieregeling, waaronder een aantal voorbeeldprojecten.